Une plateforme pour faciliter la gestion de l'ASL
Pour pouvoir fonctionner, l’ASL s’appuie sur un Bureau ayant ainsi plusieurs missions principales : organiser et tenir les Assemblées Générales annuelles, rédiger les procès-verbaux et les diffuser à tous les colotis, établir et suivre le budget annuel, gérer les cotisations et leur recouvrement, suivre les différents contrats (assurance, entretien, etc…). Pour vous accompagner dans toutes ces tâches, nous mettons à votre disposition un outil simple et ergonomique : la plateforme ASL Community.
L'organisation de l'Assemblée Générale
Conformément à la réglementation en vigueur, vous êtes tenu(e), en tant que membre du Bureau, d’organiser au moins une Assemblée Générale ordinaire par an. La plateforme vous permet de prévoir facilement les modalités d’organisation de l’Assemblée. Fixez simplement le jour et l’heure de la réunion. Décidez si vous souhaitez la tenir en présentiel ou en ligne, et choisissez parmi une liste de résolutions préétablies celles que vous allez mettre à l’ordre du jour ou créez en d’autres.
La convocation automatique
Après avoir validé les modalités d’organisation de l’Assemblée Générale, les convocations sont prêtes à être envoyées aux membres de l’ASL. En utilisant la plateforme, les convocations ainsi que les éventuelles pièces jointes sont transmises par courriel aux colotis en un clic. La plateforme vous indique ensuite si chacun a bien pris connaissance de la convocation.
La tenue de l'Assemblée Générale
Le grand jour arrive , pas de panique ! L’interface simplifiée de la plateforme vous permet de tenir très facilement cette réunion importante. Il suffit de suivre les onglets présents sur la plateforme. Commencez par l’émargement en cochant les personnes présentes. Passez ensuite aux votes. La plateforme reprend les résolutions que vous avez listées au préalable, intègre les votes en ligne. Vous n’avez plus qu’à comptabiliser les votes en séance.
Le procès-verbal est ensuite automatiquement édité et envoyé en un clic aux colotis par voie électronique.
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La gestion et le suivi des cotisations
Autre mission particulièrement importante qui vous sera confiée en tant que membre du Bureau de l’ASL : gérer les cotisations. Lors de l’Assemblée Générale, vous avez fixé un montant de cotisation annuelle, que chaque coloti doit payer afin de faire face aux dépenses de l’ASL. Depuis la plateforme chaque membre pourra effectuer un paiement sécurisé en ligne. La recette s’implémente automatiquement dans le budget de votre ASL. Vous n’avez rien à faire !
Le partage et l'archivage des documents
La plateforme vous offre la possibilité de partager et de conserver tous les documents relatifs à votre lotissement et à votre Association. La GED (Gestion Électronique des Documents) est un espace mis à la disposition des colotis, qui regroupe l’ensemble des éléments d’information concernant le lotissement et l’ASL. Vous y retrouvez les documents déposés par votre Aménageur, comme les divers plans du lotissement, les statuts de votre ASL, l’acte de transfert des EEC, etc… Mais vous pouvez également en ajouter tout au long de la vie de votre Association. Chaque coloti y a accès, et peut directement télécharger ce dont il a besoin.
Co-partage et Co-service
Parce que créer du lien est essentiel, la plateforme facilite les interactions entre les habitants du lotissement. Vous souhaitez mettre à disposition des autres colotis du matériel de bricolage ou de jardinage, ou bien encore organiser du covoiturage, proposer du soutien scolaire, ou de la garde d’enfants ? Rien de plus simple. Avec la plateforme, mettez un bref descriptif du service ou du matériel concerné, choisissez les modalités de prêt (durée, jour, heure, etc…). Recevez une alerte lorsqu’un coloti effectue une réservation. Vous n’avez plus qu’à confirmer. Et c’est tout !
@ asl community 2024