Comment s'effectue la gestion administrative d'une ASL ?

La gestion administrative

Une bonne organisation des assemblées générales ainsi qu’un bon suivi des divers contrats, assureront à chaque coloti une vision claire de la situation du lotissement, et garantiront le respect des exigences légales.

Les assemblées générales :

L'Assemblée Générale se compose de tous les membres de l'ASL.

Avant chaque assemblée, le Président vérifie les mutations de propriété intervenues depuis la précédente assemblée et, si nécessaire, met à jour la liste nominative des membres. 

L'Assemblée Générale peut être convoquée lorsque le Président ou le bureau de l’ASL le juge nécessaire. Elle se réunit au moins une fois chaque année, à titre ordinaire et pour la première fois dans le mois suivant l'attribution de la moitié des lots ou, au plus tard, un an après la vente du premier lot. Elle peut être convoquée extraordinairement, lorsque le bureau le juge nécessaire, notamment lorsque les délibérations portent sur un objet sortant de la gestion courante tel qu'achat ou cession, emprunt, modification de statuts ou règlement. De plus, lorsqu’une demande expresse et écrite émanant de plus de la moitié des membres de l’Association est faite, le Président doit alors convoquer une Assemblée Générale dans le mois suivant la réception de la demande.

Le bureau formule l’ordre du jour et les projets de résolution.

Les convocations sont adressées au moins quinze jours avant la réunion. Elles contiennent le jour, le lieu, l'heure de la réunion et l'ordre du jour. 

A l’issue de chaque assemblée générale, un procès-verbal des délibérations est adressé à chaque membre de l’association.

ASL Community vous permet d’automatiser et de simplifier l’organisation et le suivi de vos assemblées générales, ainsi que d'offrir aux membres de l’ASL de voter en ligne. 

La gestion des contrats :

Afin de gérer les espaces et équipements communs, ainsi que certaines tâches administratives, l’Association Syndicale Libre peut faire appel à des prestataires. 

Dans le cadre de ses attributions, le bureau peut être amené à souscrire certains contrats que ce soit pour assurer ou entretenir les espaces et équipements communs.

Il devra donc en suivre la gestion, le renouvellement voire la résiliation si nécessaire. 

Aussi, certains contrats représentent des obligations légales pour l’ASL, comme l’assurance de responsabilité civile, que le bureau devra pouvoir justifier en cas de potentiels dommages causés à des tiers sur les espaces communs du lotissement.

La gestion financière

La pérennité de votre lotissement est immuablement liée à une gestion saine du compte de l’ASL, et ce afin d’être en mesure de faire face aux charges courantes et récurrentes, et d’anticiper toute nouvelle dépense imprévue ou d’amélioration des équipements.

Le budget de l'ASL :

Le budget global, correspondant au financement annuel de l’objet social de l’Association Syndicale Libre, est déterminé, sur proposition du bureau, par l’Assemblée Générale regroupant les colotis présents ou représentés. 

Le bureau fait approuver le projet de budget de l’année en cours. 

L’Assemblée Générale fixe également le montant de la dotation qu’il est nécessaire de constituer pour couvrir les dépenses budgétaires, de sorte qu’il soit possible de faire face aux engagements de dépenses en attendant leur recouvrement. Elle décide de tous appels de fonds complémentaires s’il y a lieu. 

Le montant des recettes annuelles prévues au budget de l’Association Syndicale devra couvrir les frais généraux d’exploitation, d’entretien et de fonctionnement des ouvrages communs. 

Les cotisations des colotis :

Les cotisations font l’objet d’appels de fonds adressés par le Président à chaque membre de l’ASL.
Les appels de fonds sont faits aux échéances déterminées par le bureau, soit sur envoi d'un état des dépenses effectuées, soit en fonction de la prévision budgétaire établie et approuvée par l'Assemblée Générale.
Les charges sont réparties entre les membres de l'Association Syndicale au prorata des droits dont ils sont propriétaires pour paiement. 

Chaque membre devra satisfaire à son obligation d’honorer les cotisations annuelles ou exceptionnelles votées en Assemblée Générale.
Les cotisations peuvent être supérieures aux charges effectives, afin de permettre à l’ASL d’avoir un fonds de roulement suffisant permettant une gestion sereine de celle- ci.