Faire appliquer le cadre juridique au bureau ASL grâce à une plateforme en ligne simple

La gestion d'une Association Syndicale Libre (ASL) implique une série d'obligations légales qui peuvent s'avérer complexes à comprendre, à maîtriser et à faire respecter pour les membres de son bureau. De la convocation des assemblées à la gestion des finances, chaque aspect doit être traité en conformité avec la législation en vigueur pour éviter des litiges coûteux et des dysfonctionnements.

Avec l’émergence du digital, des plateformes dédiées aux ASL ont vu le jours et permettent aux membres bénévoles du bureau de s’appuyer sur ces outils pour bénéficier d’une gestion simplifiée et automatisée afin de garantir un bon respect des règles en vigueur et d’éviter les erreurs pouvant avoir des répercussions importantes.

Le cadre juridique de l’ASL

On confond souvent à tort le fonctionnement d’une association syndicale libre et d’une copropriété bien que ces deux entités se distinguent notamment sur le cadre juridique qui les encadre. L’ASL est juridiquement bien plus souple qu’une copropriété, bénéficiant d’une certaine liberté dans le choix de ses règles de fonctionnement et d’organisation.

Les textes de lois

 Les associations syndicales libres ont longtemps été régies par la loi du 21 juin 1865 et par le décret du 18 décembre 1927.  Ces textes de lois anciens et pas assez complets donnaient lieu à de nombreux vides juridiques. De nouveaux textes sont venus encadrés les ASL afin de leur donner un véritable cadre légal adapté aux usages.

Aujourd’hui, les ASL doivent respecter les obligations définies par l’ordonnance du 1er juillet 2004 ainsi que le décret du 3 mai 2006.

Bien que ces textes durcissent un peu le fonctionnement de ces associations, elles bénéficient toujours d’un cadre juridique relativement souple, défini par les statuts, propres à chaque ASL.

Les statuts

Le cadre juridique d’une association syndicale libre est véritablement défini dans ses statuts, du moment qu’ils sont conformes à l’ordonnance du 1er juillet 2004. Ils sont les bases fondatrices du fonctionnement de l’association. Chaque ASL possède donc un cadre légal et des règles d’organisation et d’administration propres à chacune.

Les statuts peuvent être modifiés par les membres de l’ASL à condition que la résolution soit adoptée en assemblée générale extraordinaire en respectant les règles de majorité et de quorum prévues. Les différents propriétaires du lotissement peuvent donc adapter les différentes obligations et normes à respecter dans le cadre de l’administration et de l’organisation de l’association ainsi que de la gestion des espaces et équipements communs.

Ce cadre légal souple permet donc aux colotis de bénéficier d’une gestion sur mesure des projets collectifs en s’adaptant facilement aux besoins des propriétaires et aux pratiques actuelles.

Les règles de fonctionnement

Parmi les règles de fonctionnement définies par les statuts on retrouve notamment les règles d’adhésion et de dissolution de l’association. Ce document précise également les règles de gouvernance, incluant la composition du bureau, la durée de son mandat, ses pouvoirs et attributions.

Les statuts établissent aussi les règles à respecter concernant les assemblées générales telles que les modalités de convocation, les règles de quorum et de majorité, les droits de vote de chacun, les modes de décisions collectives, les ordres du jour, les délibérations et procès-verbaux ainsi que la liste des résolutions devant être validées en assemblée générale extraordinaire.

Enfin, ils doivent aborder les règles de gestion financière notamment la répartition des charges, leur paiement ainsi que les règles relatives au recouvrement des charges et aux manquements des colotis à ce sujet.

Les missions du bureau

Une association syndicale libre suit un modèle de gestion démocratique et bénévole. Les décisions sont votées en assemblée générale et sont appliquées par les membres de la gouvernance, appelés le bureau de l’ASL. Ces colotis sont élus par les propriétaires du lotissement pour des mandats dont la durée est définie dans les statuts, généralement trois ans renouvelables.

Le bureau de l’ASL est chargé d’administrer l’association ainsi que de mettre en application les différentes décisions collectives. Ses membres représentent l’association sur le plan juridique et veillent au respect des statuts par tous les colotis.

Il est aussi chargé de :

• Organiser, tenir les assemblées générales et envoyer les procès-verbaux.
• Souscrire et gérer les différents contrats d’entretien et abonnements
• Gérer le budget de l’association
• S’assurer du bon recouvrement des cotisations annuelles de chaque propriétaire

Le bureau a de nombreuses missions à réaliser de façon bénévole et la question de la gestion de temps est donc primordiale pour eux. Il n’est pas surprenant que bon nombre d’entre eux se tournent vers des plateformes digitales dédiées aux ASL offrant une gestion simplifiée, automatisée et juridiquement conforme.

Les fonctionnalités d’une plateforme digitale pour les ASL

Dans une société où le digital se développe de plus en plus afin de permettre de simplifier, d’automatiser et de centraliser la gestion et les échanges des organisations, les ASL ne font pas exceptions et des outils digitaux dédiés se développement afin de permettre à leurs membres de gagner un temps toujours plus précieux. Mais ce n’est pas le seul avantage que ces plateformes proposent.

Elles permettent également de définir et de faire respecter le cadre juridique, facilitant ainsi les missions de gestion et d’administration du bureau.

Comment une plateforme permet de respecter simplement le cadre légal des ASL ?

En utilisant une plateforme de gestion dédiée, les membres du bureau vont pouvoir s’assurer de la bonne conformité des différents aspects de leurs missions.

En effet, certains de ces outils, comme ASL Community, permettent d’éditer automatiquement les différents documents nécessaires à l’administration de l’association comme les convocations ou les procès-verbaux aux assemblées générales et les appels à cotisations.

Ces plateformes permettent également d’automatiser le calcul des voix lors des assemblées générales en prenant compte de la répartition des droits de vote. Il en va de même avec la répartition des cotisations. Elles évitent donc les erreurs et problèmes de calculs.

Le budget est également simplifié, ce qui évite les erreurs en comptabilité.

Concernant les cotisations, avec une plateforme de gestion, le recouvrement des cotisations s’automatise dans un tableau dédié, évitant toute démarche manuelle pour les membres du bureau, et donc tous potentiels oublis et erreurs.

Enfin, pour faire appliquer facilement un cadre légal, il est primordial que l’ensemble des colotis le connaisse et le maîtrise. Les outils digitaux simplifient, notamment à travers une gestion électronique de documents (GED), de centraliser et partager les informations et donc de mettre à disposition de tous les statuts. Plus généralement, la transparence et la communication des informations sont accrues et évitent des problèmes de compréhension de la part des colotis.

L’accompagnement par des professionnels en ASL

Cependant, une simple plateforme ne permet pas à elle seule de maintenir un respect total du cadre légal ainsi qu’une gestion de qualité et pérenne des espaces et équipements communs du lotissement.

Conclusion :

Le cadre légal d’une ASL est défini dans ses statuts qui doivent être en conformité avec les textes juridiques qui encadrent ce type d’association, à savoir l’ordonnance du 1er juillet 2004 et le décret du 3 mai 2006. Ce cadre légal relativement souple n’est pas pour autant dénué d’obligations. Les membres du bureau de l’ASL se doivent de respecter les règles d’organisation et de fonctionnement inscrits dans les statuts.

L'adoption de plateformes digitales pour la gestion de l’association syndicale libre représente une avancée significative dans la manière dont ils peuvent opérer. En simplifiant l'application du cadre juridique, ces outils permettent non seulement d'éviter les erreurs coûteuses et les litiges, mais aussi d'améliorer l'efficacité globale de la gestion et donc de se libérer des tâches chronophages.