Association Syndicale Libre : Les différences entre une gestion bénévole et professionnelle

Une Association Syndicale Libre (ASL) regroupe les propriétaires d’un lotissement au sein d’une entité qui a pour raison d’être la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs. Elle fonctionne de façon démocratique, c’est-à-dire que les décisions sont débattues et votées lors d’Assemblées Générales(AG). Ces réunions peuvent être ordinaires ou extraordinaires en fonction de la nature des résolutions abordées.

L’organisation de ces rassemblements fait partie des missions de gestion administrative que doivent réaliser les membres de la gouvernance bénévole ou professionnelle de l’ASL. 

Comme toutes les décisions, le choix d’une gestion bénévole ou professionnelle de l’association est voté par tous les propriétaires membres. Il est important pour eux d’avoir connaissance des différences et avantages de ces deux types de gestion.

La gestion de l’association syndicale libre

Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’ASL et sa pérennité, les membres de la gouvernance, bénévole ou professionnelle, doivent réaliser des missions administratives et financières tout en respectant le cadre juridique défini dans les statuts de l’association.

Les missions administratives

La gestion administrative de l’ASL se divise en plusieurs missions.

La principale consiste à organiser, au minimum une fois par an, une assemblée générale, durant laquelle tous les membres de l’association sont conviés. Elles servent à voter les résolutions portées à l’ordre du jour comme la validation des budgets, des dépenses ou les renouvellements de contrats.

Les membres de la gouvernance doivent, en respectant le délai et les modalités indiqués dans les statuts, communiquer la convocation aux colotis. Elle doit mentionner la date, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Une fois l’AG terminée, ils doivent transmettre à tous les propriétaires, présents lors du rassemblement ou non, le Procès-Verbal (PV d’AG) qui établit le compte rendu de la réunion et permet de fournir les preuves juridiques des décisions prises. Ce document doit être archivé par les membres du bureau dans un registre spécial et consultable par tous les colotis.

En parallèle, les gestionnaires établissent ou résilient différents contrats d’entretien et d’abonnement pour les espaces et équipements communs ou l’association. Ils concernent aussi bien l’ouverture du compte bancaire, que les abonnements en électricité et en eau, les assurances ou l’entretien des espaces verts par une entreprise spécialisée par exemple. La gestion de ces contrats doit être suivie avec minutie afin d’éviter des renouvellements non désirés ou l’arrêt de certains services essentiels.

Enfin, les membres du bureau doivent tenir à jour la liste des membres de l’association syndicale libre ainsi que leurs coordonnés. Il est primordial de modifier les informations en cas de transfert de propriété au sein du lotissement.

Les missions financières

Afin de garantir la pérennité de l’ASL, la gestion financière doit être réalisée avec précision et minutie. Une tenue de compte saine permet d’assurer la couverture des charges courantes et imprévues de l’association, ainsi que les projets d’améliorations et de transformations des infrastructures collectives.

La gestion financière repose principalement sur la constitution des budgets, présentés et votés lors des assemblées générales. Les gestionnaires de l’ASL établissent et font valider l’état budgétaire, qui dresse la liste des différentes opérations financières, les recettes et les dépenses qui ont eu lieu depuis la dernière AG. Ils présentent également leur budget prévisionnel pour l’année à venir. Ce dernier est établi à partir des dépenses récurrentes et des devis recueillis auprès des différents prestataires dont l’ASL peut avoir besoin, comme l’entretien d’une pompe de relevage par exemple. Ce budget prévisionnel permettra de déterminer les besoins de financement et donc les appels de fonds nécessaires pour couvrir ces charges validées lors de la réunion.

Le montant des appels à cotisations est donc voté lors de l’assemblée générale selon les besoins financiers de l’association syndicale libre. Les membres du bureau doivent adresser les appels de fonds aux colotis en prenant compte de la répartition des charges prévues dans les statuts. Ils doivent ensuite s’assurer du bon recouvrement auprès de chacun, et relancer les propriétaires si besoin.

La gouvernance bénévole de l’ASL

Par principe, une association syndicale libre se gère de façon bénévole, avec un président, un secrétaire et un trésorier issus des membres de l’ASL. Les élus intègrent le bureau, l’organe de gouvernance bénévole. La durée de leur mandat et la composition du bureau sont déterminées dans les statuts.

Les avantages d’une gestion bénévole :

Une gouvernance bénévole de l’association présente de nombreux avantages pour l’ensemble des colotis :

•  Pas de coût financier supplémentaire : Ce type de gestion ne nécessite pas le paiement d’honoraires à des professionnels, qui peuvent représenter une hausse significative du montant des cotisations des propriétaires.
•  Une maîtrise de l’environnement du lotissement : Les membres du bureau, habitants du lotissement, connaissent bien les besoins d’entretien et d’amélioration des biens collectifs qu’ils utilisent régulièrement.  
•  Une réactivité plus importante : Le bureau, étant déjà sur place, est généralement plus disponible pour recueillir les avis et les demandes des autres propriétaires.
•  Une implication accrue des membres dans la vie de l’association : Généralement, l’investissement des colotis est plus important lorsque la gestion est bénévole.

Les inconvénients d’une gestion bénévole :

Malgré ces avantages, la gestion bénévole de l’ASL peut présenter quelques inconvénients :

•  Le manque de temps et de compétences : Les bénévoles peuvent manquer de disponibilité ou d’expertise pour gérer les aspects juridiques, financiers ou techniques.
•  Le risque de conflits internes : Les bénévoles peuvent parfois manquer d’impartialité en cas de conflits au sein de l’association.
• Une charge de travail élevée : La gestion bénévole peut devenir pesante pour les membres du bureau, notamment pour les cas de figure où les colotis sont peu investis et peu réactifs, dans le cadre du règlement de leur cotisation par exemple.

La gouvernance professionnelle de l’ASL

Une gestion professionnelle consiste à faire appel à un syndic professionnel ou à un gestionnaire spécialisé pour réaliser tout ou partie des missions administratives et financières de l’ASL, moyennant des honoraires.

Les avantages d’une gestion professionnelle

Faire appel à un professionnel pour la gestion de son association syndicale libre est souvent gage de sécurité et de tranquillité. Cette prestation permet à l’ASL de profiter notamment :

• D’une expertise importante : Les gestionnaires professionnels maîtrisent généralement les aspects juridiques, administratifs et financiers, réduisant le risque d’erreurs.
• Un gain de temps non négligeable : En missionnant le professionnel pour réaliser les différentes missions administratives et financières, les colotis économisent leur temps pour eux même.
• Une implication neutre en cas de conflits : Le gestionnaire est un tiers impartial, ce qui limite les conflits internes et favorise leurs résolutions.

Les inconvénients d’une gestion professionnelle :

Bien que l’intervention d’un professionnel dans la gestion de l’ASL permette aux colotis de profiter d’une expertise intéressante et d’économiser leur temps précieux, ce type de gouvernance présente certains inconvénients non négligeables :

• Un coût plus élevé : Les honoraires d’un gestionnaire professionnel sont souvent importants et augmentent significativement les charges de l’association.
• Une perte de proximité : Un gestionnaire externe peut manquer de connaissance fine des spécificités locales et des besoins des colotis.
• Une implication amoindrie des membres : La délégation complète réduit généralement la participation active des membres à la vie de l’association.
• Le risque de confusion avec la gestion d’une copropriété : En faisant appel à un syndic de copropriété, l’ASL prend le risque d’être gérée comme une copropriété, malgré les différences administratives et financières entre les deux entités.
• Une perte de contrôle des propriétaires : En confiant la gestion et l’administration de l’association à un tiers, les propriétaires perdent leur autonomie dans le cadre de l’entretien des biens communs.
• Un engagement contractuel : Selon les contrats, l’ASL s’engage avec le professionnel sur plusieurs années, sans possibilité de faire marche arrière en cas d’insatisfaction.

Nos conseils pour une gestion efficace

Pour choisir le mode de gestion le plus adapté pour l’association syndicale libre, nous conseillons aux colotis d’établir leurs besoins en matière de gestion en tenant compte du budget de l’ASL et du montant moyen des cotisations annuelles. Évidemment, l’absence de volontaires compétents pour intégrer le bureau bénévole est un élément non négligeable dans le choix du mode de gestion à mettre en place.  

Comment simplifier la gestion bénévole de son ASL ?

Opter pour une gestion bénévole est la solution la plus économe pour l’ASL et les propriétaires. Cependant, il faut s’assurer que les membres du bureau possèdent les outils nécessaires pour mener à bien leurs missions sans y passer trop de temps.

Premièrement, il faut vérifier que les statuts de l’association syndicale libre sont conformes, selon l’ordonnance du 1er juillet 2004, complets et simple à mettre en application, avec des modalités et usages adaptés à notre époque (l’envoi des convocations par mail par exemple). Si ce n’est pas le cas, une modification ou une mise en conformité s’impose.

Le bureau peut également s’appuyer sur une plateforme digitale dédiée, comme ASL Community, afin d’automatiser et simplifier les missions chronophages et récurrentes. Notre plateforme permet notamment l’édition et l’envoi automatique des convocations et des procès-verbaux des assemblées générales ainsi qu’un suivi simplifié du recouvrement des cotisations. Elle met également à disposition des colotis une Gestion Électronique des Documents (GED), un espace centralisé de stockage et de partage des fichiers numériques, ainsi que des univers de partage de matériels et de services afin de favoriser l’implication des propriétaires dans la vie de l’ASL, dernier élément essentiel à la réussite de la gestion bénévole de son ASL.

Comment sélectionner le bon professionnel pour gérer son ASL ?

Si l’association syndicale libre décide de faire appel à un professionnel pour lui confier sa gestion et son administration, les colotis doivent au préalable prendre le temps de démarcher différents prestataires et comparer leurs tarifs, leurs compétences et les conditions prévues dans le contrat afin de sélectionner l’offre la plus adaptée aux besoins de l’ASL. N'hésitez pas à demander des références et à consulter les avis d'autres ASL ayant fait appel à leurs services.

 Il faut s’assurer que les honoraires et l’augmentation du montant des cotisations qui en découle sont supportables pour tous les colotis.

Le contrat doit être clair et détaillé, avec une description précise des missions du gestionnaire, et si possible un engagement pas trop long afin de permettre à l’ASL d’adapter les prestations et les tarifs en fonction de l’évolution de ses besoins.

Enfin, une gestion professionnelle ne doit pas être un motif d’abandon total de l’investissement des colotis. Ils doivent maintenir un certain contrôle dans la gestion et l’entretien des espaces et équipements collectifs en restant impliqués et en validant les décisions lors des assemblées générales tout en s’assurant que le gestionnaire respecte leurs demandes spécifiques.

Conclusion :

Le choix entre une gestion bénévole ou professionnelle d’une association syndicale libre dépend avant tout de ses besoins spécifiques et des ressources disponibles, qu’elles soient humaines, financières ou techniques.

La gestion bénévole, plus économique, favorise l’implication des colotis et une meilleure proximité avec les besoins locaux. En revanche, la gestion professionnelle offre un gain de temps et une expertise précieuse, mais à un coût plus élevé, ce qui pèse sur le montant des cotisations.

Pour une gestion optimale, il est essentiel d’évaluer les compétences et la disponibilité des bénévoles.