Comprendre et gérer les dépenses extraordinaires de son association syndicale libre

Une Association Syndicale Libre (ASL) fonctionne de façon démocratique. Les colotis élisent des membres bénévoles en charge de la gouvernance, appelée communément bureau, afin qu’ils s’occupent de la gestion administrative et financière de l’association.

Les membres élus sont tenus d’organiser, au moins une Assemblée Générale (AG) par an. Au cours de celle-ci, ils présentent notamment les résolutions à l’ordre du jour, ainsi que les budgets, et valident les montants des appels à cotisation. L’ensemble de ces décisions fait l’objet d’un vote de l’ensemble des membres de l’ASL, conformément aux règles de majorité et de quorum déterminées dans les statuts.

Les statuts, définissent toutes les règles de fonctionnement et d’organisation de l’association, établissent les modalités spécifiques en fonction de la nature et du montant des dépenses extraordinaires auxquels l’Association syndical libre peut faire face.

Les différentes dépenses d’une association syndicale libre

Dans le cadre de la gestion et de l’entretien des espaces et équipements communs, l’ASL, par l’intermédiaire des membres du bureau, contracte différents contrats. Ces engagements, qu’ils soient récurrents ou exceptionnels, influent directement sur le montant des cotisations.

Les dépenses récurrentes

Les dépenses récurrentes de l’association syndicale libre comprennent principalement les contrats d’abonnement et d’entretien réguliers souscrits. Parmi ces charges, on retrouve notamment les frais bancaires ou les différents abonnements pour alimenter en éléctricité ou en eau les infrastructures collectives.

En fonction des équipements collectifs présents au sein du lotissement, des contrats d’entretien et de maintenance doivent être souscrits pour les candélabres, le portail électrique ou la pompe de relevage par exemple.

En parallèle, les associations syndicales libres ont l’obligation de souscrire à une assurance Responsabilité Civile afin de protéger l’organisation en cas d’accident causé par ou sur les biens communs. Le bureau peut également contracter, avec l’accord des membres, à des assurances complémentaires telles que l’assurance risque dommage, l’assurance Responsabilité civile du syndic bénévole ou l’assurance de protection juridique par exemple.

Enfin, l’ASL peut faire appel à des prestataires de services comme des jardiniers pour s’occuper des espaces verts, un syndic professionnel pour s’occuper de toute la gestion de l’association ou encore souscrire à des plateformes digitales dédiées comme ASL Community.

Les dépenses extraordinaires

En plus des charges régulières, les membres du bureau peuvent faire face à des dépenses extraordinaires. Ces charges incluent des prestations ou des achats réalisés de façon sporadique.

Parmi les plus communes, on retrouve notamment des travaux ponctuels d’entretien ou de réparation, tels que l’élagage d’arbres ou des interventions sur les voiries.

À la suite d’une approbation en assemblée générale, l’association syndicale libre peut également engager des fonds pour améliorer les équipements et espaces communs. Cela peut consister en l’aménagement d’un terrain de pétanque, la création d’une aire de jeux sur les espaces verts, ou encore le remplacement des candélabres par des modèles plus modernes et économes.

Par ailleurs, l’ASL peut investir dans l’achat de matériel collectif destiné à l’usage des colotis. Par exemple, elle pourrait acquérir des outils de jardinage, un barbecue, ou encore une tondeuse à gazon, mis à disposition de tous les membres.

L’impact des dépenses extraordinaires

Contrairement aux charges ordinaires, qui sont planifiées et récurrentes, les dépenses extraordinaires nécessitent une attention particulière en raison de leur nature imprévisible et de leur potentiel à perturber la santé financière de l'association.

Dans la majorité des cas, ces dépenses représentent un montant important pour l’association syndicale libre, pouvant aller jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euro dans le cadre d’une réparation de la voirie par exemple. Elles ont des impacts significatifs sur le budget de l’association syndicale libre. Elles peuvent réduire les fonds disponibles et nécessiter des ajustements budgétaires importants. Globalement, elles sont synonymes d’augmentation des cotisations pour les membres, afin de compenser les coûts supplémentaires. Il est donc essentiel d'évaluer soigneusement l'impact potentiel avant d'approuver de telles dépenses.

Par ailleurs, certains statuts prévoient, en fonction de la nature de ces dépenses et de leur coût, une approbation en assemblée générale extraordinaire, avec une règle de majorité et de quorum plus forte qu’en AG ordinaire.

Anticiper les dépenses extraordinaires

Au vu de l’investissement et de leur nature, le bureau se doit d’être totalement transparent avec les colotis au sujet de ces dépenses extraordinaires.

Cette transparence financière est essentielle pour maintenir leur confiance et assure que toutes les transactions, y compris les dépenses récurrentes, sont clairement documentées et communiquées.

Une bonne transparence aide également à prévenir les malentendus et les conflits internes. En informant régulièrement les membres des décisions financières importantes, l'association peut démontrer son engagement envers une gestion responsable et équitable des ressources. La transparence permet également d’éviter aux colotis une mauvaise surprise et donc de l’incompréhension de leur part à la suite de l’augmentation du montant de leur appel à cotisation.

La gestion de ces dépenses extraordinaires repose également sur leur anticipation.

Une stratégie efficace consiste à garder un fonds de trésorerie relativement conséquent dédié aux imprévus. Il doit être alimenté par une petite fraction des cotisations annuelles supplémentaires des membres. En outre, des audits financiers réguliers et une planification budgétaire rigoureuse peuvent aider à identifier les risques et à élaborer des plans d'urgence.

De plus, en cas de travaux de grande envergure à réaliser sur les espaces communs, comme des travaux de voiries, le bureau peut prévoir une augmentation des cotisations lissées dans le temps afin d’éviter aux colotis d’avoir à répondre à un appel de fonds trop important en une seule fois.

Conclusion

La gestion des dépenses extraordinaires doit être maîtrisée pour les associations syndicales libres, car elles peuvent avoir des répercussions majeures sur leurs finances et sur la relation de confiance avec les colotis. Une approche proactive, basée sur la transparence financière et l'anticipation, est essentielle pour minimiser les impacts significatifs de ces dépenses sur la trésorerie et les relations entre les colotis.

En établissant une trésorerie de sécurité, en planifiant rigoureusement le budget et en communiquant efficacement avec les membres, le bureau peut maintenir la stabilité financière de l'association syndicale libre tout en assurant une répartition équitable des coûts.

Ces bonnes pratiques permettent non seulement de répondre aux besoins imprévus mais aussi de renforcer la cohésion entre les colotis et de pérenniser le bon fonctionnement de l’association.