Nos conseils pour gérer les conflits entre colotis au sein de l’ASL

Au sein des Associations Syndicales Libres (ASL), les conflits entre colotis sont une réalité fréquente, pouvant avoir de graves répercussions. Ils concernent généralement des problèmes de voisinage, des désaccords sur la gestion commune des biens collectifs ou des malentendus sur le règlement des cotisations. Ces différends peuvent rapidement dégénérer et impacter le cadre de vie des autres résidents s’ils ne sont pas gérés rapidement et correctement. Une organisation efficace et préventive de ces conflits est essentielle pour préserver l’harmonie au sein du lotissement et assurer une cohabitation sereine et des espaces et équipements communs.

Anticiper les conflits grâce à une communication claire

Le meilleur moyen d’éviter les conflits au sein de l’association syndicale libre reste l’anticipation. Pour cela, les membres du bureau, l’organe de gouvernance bénévole, doivent adopter une gestion transparente et communiquer de façon régulière et claire aux autres colotis.

L’importance d’une gestion transparente au sein de l’association syndicale libre

Pour le bureau, adopter une organisation administrative et financière transparente, est la clé pour éviter en grande majorité les conflits.

Les colotis doivent être informés régulièrement des activités de l’ASL, des décisions prises par leurs représentants, de l’état des finances et surtout des règles qui encadrent l’association. Les documents importants tels que les statuts, les procès-verbaux des assemblées générales (AG) ou les budgets doivent être accessibles simplement et sans distinction par tous les colotis. Cette transparence permet aux résidents de se sentir plus facilement concernés par les enjeux collectifs auxquels répond l’association syndicale libre. Plus les colotis sont investis et conscients des actions de l’ASL, plus ils sont compréhensifs. Les risques de malentendus diminuent et la cohésion entre les propriétaires est renforcée.

Mettre en place des canaux de communication efficaces

Pour favoriser la communication entre les colotis, il est recommandé de mettre en place des canaux dédiés.  Généralement les colotis discutent entre eux sur les outils de messagerie, via des groupes de discussion réservés, notamment sur WhatsApp ou Facebook. Cela permet à chacun de s’exprimer, de poser des questions et d’informer les résidents de l’organisation d’évènements au sein du quartier.

Certains bureaux, afin de centraliser les échanges formels, utilisent une adresse mail générique, au nom de l’ASL.

Concernant l’accès des colotis aux documents importants, le président et les autres membres bénévoles peuvent mettre en place un outil de Gestion Électronique des Documents (GED), un espace digital de stockage, de centralisation et de partage des fichiers.

Il est également possible d’organiser des réunions régulières pour aborder les préoccupations des colotis et discuter des solutions possibles. Ces initiatives contribuent à créer un climat de confiance et de coopération au sein de la communauté.

Gérer les conflits de manière proactive

Une organisation transparente et une communication adaptée n’éliminent pas tous les risques d’apparitions de conflits au sein de l'ASL. Si des désaccords entre colotis surviennent, certaines méthodes peuvent être appliquées pour résoudre les différends.

Identifier rapidement les sources de conflit

En cas de conflit entre colotis, il faut dans un premier temps identifier la source des différends afin de pouvoir chercher des solutions.

Généralement les discordes proviennent :

• De la gestion des parties communes : Désaccords sur l’entretien, l’aménagement ou l’utilisation des parties communes.
• Des charges et cotisations : Incompréhension ou mécontentement concernant la répartition des dépenses et le montant des appels de fonds.
• Du non-respect des statuts par le bureau : Conflits autour de l’interprétation ou de l’application du règlement de l’ASL.
• Travaux et nuisances : Différends concernant la réalisation de travaux dans le lotissement, que ce soit sur les parties communes ou privées, pouvant générer des nuisances (bruit, poussière, blocage des accès).
• Du non-respect des obligations des colotis : Certains propriétaires peuvent ne pas respecter les engagements liés au lotissement (paiement des charges, respect des décisions collectives, etc.), ce qui peut entraîner des tensions avec les autres membres.
• Des décisions de l'ASL : Contestations des décisions prises en assemblée générale, notamment lorsqu’elles concernent des travaux d’envergure ou des changements importants dans l'organisation du lotissement.
• Des problèmes de voisinage classiques.

Il est essentiel d’identifier rapidement ces sources pour éviter que la situation ne dégénère. Pour cela, les membres du bureau de l’ASL doivent rester à l’écoute des propriétaires et être attentifs aux signes précurseurs de tensions. Une intervention précoce peut souvent désamorcer une situation avant qu'elle ne s'aggrave.

Favoriser la médiation et le dialogue

Lorsqu’un conflit éclate, il est préférable de privilégier la médiation plutôt que de recourir immédiatement à des mesures juridiques ou restrictives.

Le dialogue permet aux parties en conflit de s’exprimer librement dans un cadre sécurisé. L’ASL peut faire appel à un médiateur neutre, souvent un membre du bureau ou un professionnel externe. Le but est d'encourager le dialogue et de trouver une solution mutuellement acceptable. Cette approche est souvent plus efficace que la confrontation directe, car elle permet de préserver les relations entre colotis.

Faire appel à des professionnels en cas de conflit persistant

Si un conflit persiste malgré les tentatives de médiation, il peut être nécessaire de faire appel à un professionnel, tel qu’un avocat spécialisé. Ce dernier pourra évaluer la situation et proposer des solutions légales adaptées, voire représenter l’ASL ou les colotis en cas de procédure judiciaire. Toutefois, cette option doit être envisagée en dernier recours, car elle peut s’avérer coûteuse et prolonger les tensions au sein de la communauté.

Résoudre les conflits de manière équitable

Pour résoudre les conflits internes, les membres du bureau doivent s’appuyer sur le règlement interne pour trouver des solutions justes et équitables, sans avoir à recourir aux actions juridiques, souvent longues et coûteuses.

Appliquer les règlements internes avec équité

Le cadre juridique de l’ASL est principalement défini par l’ordonnance du 1er juillet 2004. Ce texte offre une grande liberté aux associations syndicales libre pour déterminer leurs règles d’organisation et de fonctionnement. Elles sont déterminées dans les statuts de l’ASL, modifiables si besoin après une validation en assemblée générale extraordinaire.

Les statuts doivent être rédigés de façon à garantir l’équité entre les colotis, et déterminer potentiellement des sanctions en cas de non-respect de la part des propriétaires. Il est évident que les mesures doivent être appliquées de manière impartiale et en respectant les procédures définies.

Favoriser les résolutions à l’amiable

Dans la mesure du possible, il est toujours préférable de privilégier une résolution à l’amiable des conflits. Cela peut passer par la négociation directe entre les parties concernées, accompagnée ou non d’un médiateur. L'objectif est de trouver un compromis qui satisfait les deux parties, tout en respectant les statuts de l’ASL. Une solution à l’amiable permet non seulement de résoudre le conflit plus rapidement, mais aussi de maintenir de bonnes relations de voisinage.