La gestion d’une ASL : un travail collaboratif entre le bureau et les colotis

La gestion d’une Association Syndicale Libre (ASL) nécessite la collaboration de tous ses membres. Le bureau doit être rigoureux dans la réalisation de ses missions et doit inciter les colotis à s’investir le plus possible dans l’administration et l’entretien des parties communes.

Cette coopération est donc essentielle pour assurer une gestion efficace et pérenne des espaces et équipements collectifs, ainsi que pour garantir la satisfaction de tous les propriétaires.

Les rôles et responsabilités du bureau de l'ASL

Les associations syndicales libres sont administrées de façon bénévole par des membres élus lors d’une Assemblée Générale (AG) qui forment le bureau. Sa composition et la durée des mandats sont définies dans les statuts. Généralement, on y retrouve un président, un secrétaire et un trésorier, élus pour trois ans renouvelables.

Les missions du bureau

Le bureau est chargé de réaliser toutes les missions d’administration de l’ASL et de gestion et d’entretien des infrastructures collectives du lotissement.

Les missions des bénévoles englobent donc une variété de tâches essentielles pour le bon fonctionnement de l'association.

Ils doivent notamment s’assurer que tous les colotis respectent les statuts, ainsi que les règles et les obligations mises en place au sein du lotissement.

Ils sont aussi responsables de la gestion administrative de l’association, qui comprend principalement l’organisation des assemblées générales, avec la rédaction et l’envoi des convocations et procès-verbaux notamment. Ces réunions sont essentielles car elles permettent aux propriétaires d’être informés des actions en cours, ainsi que de recueillir leurs avis et leurs votes sur les décisions à l’ordre du jour.

Le bureau s’occupe également des contrats d’abonnement et d’entretien souscrits au nom de l’ASL, en surveillant les dates de renouvellement.

Enfin, toujours dans les missions administratives, il doit assurer la tenue à jour du registre des membres de l’association syndicale libre.

Concernant la gestion financière, les bénévoles pilotent le budget de l’ASL, règlent les différentes factures avec les prestataires et établissent le budget prévisionnel à faire valider par les colotis. En fonction de ce dernier, et des besoins de financement, ils transmettent des appels de fonds à chaque propriétaire, en respectant la répartition prévue dans les statuts, et s’assurent que tout le monde est à jour dans le paiement de ses cotisations, quitte à les relancer si nécessaire.

Les responsabilités

En parallèle, le bureau, et plus précisément le président, est le représentant physique et juridique de l’association syndicale libre. Il doit donc s’assurer que les différents documents, notamment les statuts sont conformes avec les textes légaux qui encadrent ce type d’organisation, à savoir l’ordonnance du 1er juillet 2004 et le décret du 3 mai 2006. Le président doit également souscrire à une assurance en Responsabilité Civile pour les espaces et équipements communs, obligatoire pour toutes les ASL.

Les bénévoles défendent les intérêts de l’association syndicale. Leurs propositions et décisions ne doivent pas être formulées dans leur intérêt personnel mais doivent être dictées dans l’intérêt commun des colotis.

Enfin, ils sont en quelques sortes responsables de la sécurité des résidents sur les espaces collectifs, et doivent assurer un contrôle régulier de leurs qualités pour éviter tout danger.

Les rôles et responsabilités des colotis

Les colotis, même s’ils ne font pas partie du bureau, ont un rôle important et des responsabilités au sein de l’ASL, ainsi que dans la gestion des infrastructures communes. Ils sont tenus de respecter les règles et obligations juridiques et s’assurent que le bureau les respecte également dans la réalisation de ses missions de gestion et d’administration.

Les propriétaires participent également aux prises de décisions collectives lors des assemblées générales. Il est essentiel qu’ils soient concernés afin de pouvoir exprimer leurs opinions et défendre leurs intérêts.

Enfin, ils contribuent financièrement aux différentes charges administratives et d’entretien de l’ASL, en versant les cotisations nécessaires au financement et à la maintenance des biens collectifs. Les cotisations ne sont pas optionnelles, et chaque coloti doit obligatoirement s’en acquitter au plus vite afin d’éviter que le bureau ne se retrouve en incapacité de régler les factures de l’association.

Les bonnes pratiques pour renforcer la collaboration

Afin de renforcer les liens et la collaboration entre les colotis et les membres du bureau, certaines bonnes pratiques peuvent être adoptées pour optimiser les missions de chacun et favoriser une gestion plus simple et pérenne des biens communs.

Adopter une communication transparente 

Une communication transparente est essentielle pour maintenir la confiance et la coopération.

Le bureau ne doit pas hésiter à informer régulièrement les colotis de ses différentes activités, des projets en cours et de l’état des finances de l’ASL. Il peut également organiser des réunions ouvertes en dehors des assemblées générales durant lesquelles les colotis peuvent poser des questions et exprimer leurs préoccupations.

Enfin, il peut être intéressant d’utiliser une Gestion Électronique de Documents (GED) afin de stocker, centraliser et partager simplement tous les documents importants. Cela évite notamment les pertes d’informations et les sollicitations régulières des colotis auprès du bureau.

Impliquer les colotis

Impliquer activement les colotis dans la gestion de l'ASL renforce leur engagement et leur satisfaction tout en participant à la création d’une vie de quartier.

Le bureau peut créer des groupes de travail ou des comités spécialisés pour impliquer les colotis dans des projets spécifiques.

Afin de faire des économies, l’ASL peut également internaliser certaines missions d’entretien. Le bureau peut notamment organiser des journées de jardinage des espaces verts ou de nettoyage des déchets avec les colotis.

Enfin, pour favoriser la création d’une communauté soudée, il peut organiser des moments de partage informels, comme la fête des voisins, halloween ou mettre en place des activités intergénérationnelles.

Former et informer les colotis

Avant de s’investir dans la gestion de l’ASL et des espaces et équipements communs, la majorité des colotis souhaitent se renseigner sur le fonctionnement de ce type d’organisation et les obligations à respecter.

Le bureau peut transmettre aux colotis des guides ou toutes autres ressources diverses qui pourraient les aider à mieux comprendre leurs droits et responsabilités envers l’association.

La gestion des conflits

Pour maintenir une ambiance harmonieuse, il faut à tout prix éviter les conflits au sein de l’ASL.

Pour prévenir et empêcher les différends, il est indispensable que les statuts de l’association soient clairs, complets et facile à appliquer pour tous. Un règlement précis évite souvent des manquements et donc l’apparition de frictions entre les adhérents.  

Le bureau peut également prévoir des sessions de médiations entre les membres pour échanger aux sujets des points de désaccords entre les membres, recueillir les avis des différentes parties et chercher des compromis afin de résoudre ces situations de manière amiable et équitable.

Conclusion

La gestion d’une ASL repose sur un travail collaboratif essentiel entre le bureau et les colotis, où chacun doit respecter et assumer ses responsabilités pour assurer une administration efficace et durable des biens communs.

Le bureau, en s'assurant que les statuts sont respectés et en gérant rigoureusement les aspects administratifs et financiers, joue un rôle central dans la maintenance et l'amélioration des infrastructures collectives. Parallèlement, les colotis, en participant activement aux assemblées générales, en veillant au respect des obligations juridiques, et en contribuant financièrement aux charges, complètent cette dynamique de coopération.