Les clés pour réussir l'assemblée générale constitutive de son association syndicale libre

Lors de la création de son lotissement, l’aménageur prend l’engagement de créer une Association Syndicale Libre (ASL) pour que les colotis bénéficient d’un cadre légal pour gérer de façon autonome les espaces et équipements communs.

Lors de la création de l’ASL, le lotisseur doit désigner un président provisoire qui sera notamment missionné pour organiser la première Assemblée Générale (AG) ou assemblée générale constitutive.

Cette réunion formelle est une étape très importante car elle permet de mettre en place la gouvernance bénévole, appelée communément le bureau, qui s’occupera de la gestion administrative et financière de l’association.

C’est également, dans la majorité des cas, le premier rassemblement entre les propriétaires, durant lequel ils votent les premières résolutions à mettre en place.

La création de l’association syndicale libre jusqu’à l’assemblée générale constitutive 

La création d’une association syndicale libre est une mission à prendre avec sérieux et minutie dans le cadre du projet d’aménagement. Les différentes étapes doivent être réalisées méticuleusement afin d’éviter des potentielles erreurs qui auront des répercussions chronophages et/ou coûteuses.

Les étapes de création de l’ASL

La création de l’association syndicale libre débute par la rédaction des statuts, qui définissent le cadre légal, les règles de fonctionnement et les obligations des membres.

Ils doivent respecter les deux textes juridiques principaux qui encadrent ces entités, à savoir l’ordonnance du 1er juillet 2004 et le décret du 3 mai 2006.

Ce document doit donc être rédigé avec la plus grande attention.

Vous retrouverez tous nos conseils et les erreurs à absolument éviter en visionnant le replay de notre webinaire sur le sujet.

Une fois rédigés, les statuts doivent être envoyés pour validation auprès de la préfecture avant d’être publiés au Journal Officiel des Associations, ce qui marque la création administrative de l’ASL.

Une fois créée, l’aménageur désigne un président provisoire, qui est mandaté pour gérer administrativement l’association jusqu’à la mise en place d’une gouvernance bénévole.

Il supervise notamment le transfert à l’euro symbolique des espaces et équipements communs au profit de l’association syndicale libre.

Ce transfert prend la forme d’un acte notarié qui doit mentionner les parties à l’acte, les biens objets du transfert et les éventuelles servitudes.

Une fois le transfert réalisé, le dirigeant provisoire doit mettre en place une assurance en Responsabilité Civile pour les infrastructures collectives du lotissement. La mise en place de ce contrat est une obligation pour toutes les ASL.

La mission du dirigeant provisoire prend fin lorsqu’une gouvernance bénévole est élue lors de l’assemblée générale constitutive. Il doit donc organiser cette réunion et y convoquer tous les propriétaires membres de l’ASL. Une fois l’AG terminée, les membres du bureau peuvent commencer leur mission de gestion bénévole en appliquant les résolutions adoptées.

Le choix du président provisoire de l’ASL

L’aménageur foncier possède plusieurs options quant au choix du mandataire qu’il désigne pour gérer provisoirement l’association syndicale libre jusqu’à la mise en place du bureau.

Il peut faire le choix de prendre lui-même la présidence provisoire afin de garder le contrôle, sans dépenses supplémentaires, sur les différentes missions à réaliser.

Cependant, cela exige la mobilisation d’une ressource interne dédiée, spécifiquement formée pour remplir ces fonctions, ce qui peut réduire le temps à consacrer aux missions dites cœur de métier.

De plus, en internalisant cette gestion temporaire, le lotisseur se retrouve juge et partie en ce qui concerne les premières décisions de l’ASL, ce qui cause dans de nombreux cas de l’incompréhension voir de l’insatisfaction de la part des membres de l’association.

L’aménageur peut également confier la gestion provisoire au premier acquéreur d’un ou plusieurs lots du lotissement. Pourtant, ce dernier n’est, dans la majorité des cas, pas qualifié et pas formé sur le fonctionnement de ce type d’association ainsi que les missions qu’il doit mener à bien.

Certaines démarches importantes peuvent alors être négligées ou ne pas être réalisées. Il y a donc un risque de voir l’ASL privée d’existence juridique, et donc d’être dans l’incapacité de gérer les espaces et équipements communs.

La présidence provisoire peut aussi être externalisée à un professionnel neutre comme le géomètre-expert ou le notaire. Néanmoins, ces prestataires ne possèdent pas toujours l’expertise et le temps nécessaire pour mener à terme les missions de gestion administrative et financière de l’association.

Enfin, le lotisseur peut mandater un professionnel spécialisé dans la création et l’accompagnement des association syndicale libre comme ASL Community. Cette solution permet à l’aménageur de déléguer la présidence provisoire à des experts, qui accompagneront par la suite les colotis dans la gestion de leur ASL, lui permettant ainsi de concentrer pleinement ses ressources sur son cœur de métier : l’aménagement foncier.

L’organisation de l’assemblée générale constitutive :

L’assemblée générale constitutive représente ainsi une étape majeure dans la création de l’association syndicale libre, puisqu’elle permet l’élection de la gouvernance bénévole est marque la fin du mandat du président provisoire.

Cependant, cette réunion peut parfois s’avérer « pimentée » pour son organisateur. Les colotis, par manque d’informations au sujet de l’ASL ou par mécontentement des travaux d’aménagement peuvent se montrer plus ou moins véhéments et rendre l’AG stérile et non constructive du fait des remontées négatives.

C’est pour cela qu’une bonne organisation en amont est essentielle pour prévenir des potentielles difficultés le jour de l’AG.

Bien communiquer en amont

Le premier conseil que l’on peut donner concerne la communication avec les colotis en amont de cette réunion.

Souvent le mécontentement des propriétaires repose sur un manque de connaissances et d’informations au sujet de leur ASL. Certains oublient qu’ils font partis de l’association, ne comprennent pas pourquoi c’est à eux de gérer les espaces et équipements collectifs ou encore ne souhaitent pas participer aux charges d’entretien de ces infrastructures. Pour éviter ce qu’ils peuvent considérer comme une « mauvaise surprise », il est important que l’aménageur leur partage une documentation précise qui explique le fonctionnement de l’association, les obligations auxquelles ils doivent se soumettre, les missions du bureau ainsi que l’importance de leur participation à l’AG constitutive.

La convocation à l’assemblée générale

Les modalités de convocation des colotis à la première assemblée générale sont reprises dans les statuts. Ils précisent notamment les modalités d’envoi ainsi que le délai entre l’envoi et la tenue de la réunion, généralement de 15 jours.

Cette convocation doit mentionner l’horaire et le lieu de l’AG ainsi que le nom du président de la séance, le président provisoire dans la majorité des cas. Concernant la date et le lieu, il faut prendre en compte l’emploi du temps des propriétaires et le fait que certains d’entre eux n’habitent pas encore dans le lotissement car leur habitation est encore en construction. Nous vous conseillons donc d’organiser cette réunion en visio-conférence à des horaires hors temps de travail, aux alentours de 18h ou 18h30 pour permettre au plus grand nombre de colotis d’être disponible.

La convocation doit énoncer clairement et précisément les résolutions figurant à l’ordre du jour,  afin de prévenir toute confusion, et fixer un cadre relativement strict pour éviter de dériver vers les discussions inutiles, ce qui prolongerait inutilement la durée de l’assemblée générale. Plus les résolutions seront explicites et détaillées, plus les colotis seront conscients des objectifs de cette réunion.

 Il est intéressant de joindre à la convocation des documents et des informations au sujet des règles de fonctionnement de l’association, de son budget et du budget prévisionnel afin que les colotis puissent prendre connaissance de ces éléments en amont de la réunion et donc voter de façon éclairée.

Le déroulé d’une assemblée générale constitutive réussie

Une assemblée générale constitutive réussie repose donc sur une organisation rigoureuse, mais également sur le respect des étapes clés lors de son déroulé. De l'émargement des participants à la validation des décisions financières, en passant par l'élection des membres du bureau, chaque étape contribue à garantir la transparence et la légalité des actions entreprises.

Remplir la feuille d’émargement

L’assemblée générale commence toujours par un appel des présents. Le dirigeant provisoire doit établir une liste indiquant quels colotis sont présents, lesquels sont représentés ainsi que leur mandataire, et lesquels sont absents. En fonction des statuts, un quorum peut être requis pour valider les décisions votées lors de l’AG. Si le nombre de participants n’est pas suffisant pour respecter ce quorum, une nouvelle assemblée générale devra être convoquée à une date ultérieure.

Élections des membres bénévoles du bureau

Nous vous conseillons de commencer la première assemblée générale constitutive par l’élection des membres du bureau. Généralement les statuts prévoient un minimum de trois membres bénévoles au sein de la gouvernance :

• Le président
• Le secrétaire
• Le trésorier

Les statuts définissent également la durée de leur mandat, qui est de 3 ans renouvelables dans la majorité des cas.

Une fois le bureau validé, le dirigeant provisoire peut passer au vote des résolutions suivantes.

Si lors de l’AG, il n’y a pas assez de volontaires pour intégrer le bureau, l’ASL se retrouve en carence de gouvernance et sa gestion sera attribuée à un syndic professionnel, par décision de justice, rajoutant des coûts supplémentaires pour les colotis.

Premier budget et gestion financière

Lors de l’assemblée générale constitutive, les colotis doivent également valider les résolutions en rapport avec la gestion financière. Parmi ces résolutions, ils doivent approuver l’état budgétaire actuel, qui reprend les différentes recettes et dépenses de l’ASL depuis sa création ainsi que le budget prévisionnel qui liste les charges prévues pour l’année à venir. Ils détermineront ensuite, ensemble, le montant du premier appel à cotisation en fonction du besoin de financement de l’association.

Envoi du procès-verbal

Une fois l’assemblée générale terminée, le président provisoire doit rédiger et transmettre à tous les propriétaires, ceux absents y compris, le procès-verbal. Ce document permet de faire un compte rendu officiel de la réunion et de justifier légalement toutes les décisions qui ont été adoptées. Attention, il doit absolument indiquer de façon formelle et identifiable les membres du bureau élus. Ce document leur permettra de justifier leur élection au bureau, lors de la création du compte bancaire de l’ASL notamment.

Les procès-verbaux des assemblées générales doivent être archivés dans un registre spécial, accessible par tous les propriétaires.

Là aussi, les modalités d’envoi sont définies dans les statuts.