Comment maîtriser le temps consacré à la gestion de son ASL ?

Lors de la création de son association syndicale libre, le lotisseur, après avoir rédigé, enregistré et publié les statuts au Journal Officiel, désigne un président provisoire. Ce dernier est en charge, entre autres, d’organiser l’assemblée générale constitutive lors de laquelle les membres du bureau de l’ASL sont élus. Ces derniers assumeront par la suite la gouvernance de l’association, dont l’objet social est la gestion et l’administration des espaces et équipements communs du lotissement.

La gestion du bureau

 Une association syndicale libre se gèrent, à la différence d’une copropriété, de façon bénévole au travers d’un organe de gestion appelé le bureau. Il est composé de bénévoles membres de l’ASL élus lors d’une assemblée générale ordinaire. Sa composition et la durée des mandats sont définies dans les statuts.

Les différentes missions du bureau

Les membres du syndic bénévole doivent administrer et gérer l’ASL ainsi que les espaces et équipements communs dont elle est propriétaire.

Cela inclut l’organisation d’assemblées générales pour voter les résolutions concernant l’entretien, l’amélioration et la gestion des infrastructures communes.

Un budget de fonctionnement est établi en fonction des décisions votées lors de l’AG, permettant au président de l’ASL de souscrire aux différents contrats, également approuvés par les colotis.

Pour financer ce budget, un appel de fonds est effectué auprès de tous les membres, qui doivent y répondre.

Le bureau doit surveiller attentivement le recouvrement des cotisations et gérer tous les contrats souscrits au nom de l’association syndicale, proposant leur renouvellement ou résiliation lors des assemblées générales.

De plus, le président est chargé de tenir à jour la liste des membres de l’ASL, et de procéder aux modifications nécessaires en cas de changement de propriétaire.

Le renouvellement du bureau

Le bureau est élu pour un mandat dont la durée est spécifiée dans les statuts, souvent trois 3 ans. Il est donc possible que les membres du conseil syndical changent relativement souvent.

Pour éviter que les nouveaux élus ne perdent un temps précieux , une transmission efficace et adaptée des informations est essentielle.

Évidemment le bureau sortant doit accompagner ses remplaçants dans leur prise de poste, leur expliquer le fonctionnement, la gestion et de l’administration de l’association ainsi que l’organisation mise en place.

Automatiser les tâches administratives

La gestion d’une association syndicale libre repose sur la réalisation par des bénévoles de nombreuses missions pouvant être assez chronophages. Il est donc primordial de chercher tout moyen facilitant leur travail et de leur faisant économiser du temps, garantissant ainsi la bonne gestion des espaces et équipements communs.

Le plus fort levier pour gagner du temps est d’automatiser au maximum les différentes tâches récurrentes à la charge du syndic bénévole.

Parmi les tâches facilement automatisables, on retrouve, l’édition l’envoi et le suivi des convocations et des procès-verbaux des assemblées générales, permettant ainsi d’éviter la remise en main propre ou l’envoi de courriers nominatifs.

Dans le même esprit, l’envoi des appels à cotisation et le suivi de leur recouvrement peuvent aisément s’automatiser.

C’est dans cet esprit, que la plateforme ASL Community a automatiser le paiement de des cotisations, permettant au bureau d’avoir un suivi en temps réel du recouvrement de chacun avec la possibilité de relancer automatiquement ou manuelle en un clic.

Le bureau peut également s’équiper d’une GED (gestion électronique de documents) afin de stocker, centraliser et partager les documents qu’il souhaite mettre à disposition des colotis. Cela résout les problèmes de pertes, de dossiers papiers volumineux ou de demandes des membres de l’association afin d’obtenir ces informations ou documents.

Concernant les assemblées générales, les colotis ne sont pas toujours disponibles aux horaires prévus par contrainte personnelle ou professionnelle. Permettre à ces absents de pourvoir voter en ligne pour ou contre les différentes résolutions à l’ordre du jour représente un gain de temps conséquent, évitant le report de l’AG en cas de quorum non respecté.

Des colotis investis et concernés

Globalement, une bonne gestion de l’association syndicale libre facilite l’investissement des propriétaires du lotissement et, inversement un engagement actif des colotis simplifie la gestion de l’ASL.

Concrètement, plus les colotis sont investis dans la gestion de leur lotissement, moins les missions du bureau sont chronophages. En effet, l’investissement du plus grand nombre permet notamment de limiter les conflits entre voisins mais également d’éviter aux membres du bureau d’avoir à relancer sans arrêt les membres de l’ASL pour qu’ils remplissent leurs devoirs, comme le règlement de leur cotisation par exemple.

Mais comment favoriser leur investissement dans la gestion des infrastructures communes du lotissement ?

Pour encourager cet engagement, il est crucial de créer une relation de confiance, de favoriser des échanges réguliers, et de maintenir une grande transparence sur les actions entreprises.

Le bureau peut également organiser des moments de convivialité et de partage entre voisins, pour renforcer les échanges intergénérationnels et créer une vraie vie de quartier. Les membres élus peuvent organiser une fête des voisins, mettre en place des systèmes d’échanges de services et de matériels, voir organiser l’entretien participatif des espaces et équipements communs, permettant ainsi de créer de la convivialité tout en limitant les dépenses de l’ASL.