Quelles sont les fonctionnalités clés d'une plateforme de gestion des ASL ?

Des plateformes de gestion pour les Associations Syndicales Libres émergent, aussi bien pour les aménageurs que pour les bureaux et les colotis. Ces plateformes doivent permettre aux différents acteurs de faciliter et d’automatiser au maximum les différentes tâches dans la gestion des ASL. 

Les bureaux ont en réalité deux principales missions : 

On peut distinguer la gestion administrative avec notamment l’organisation des assemblées générales annuelles et la gestion financière regroupant la gestion budgétaire et le recouvrement des cotisations par exemple. 

Mais grâce à quelles fonctionnalités ces logiciels ASL permettent-ils de simplifier leur gestion ?

Les fonctionnalités de gestion pour l’aménageur

Pour les aménageurs, la création et la gestion de leurs ASL représentent souvent un véritable casse-tête. Outre l’aspect chronophage, le manque d’expertise en la matière représente un réel frein à ne pas négliger. 

Il existe sur le marché divers acteurs auprès desquels les aménageurs peuvent déléguer la création de leurs ASL (notaire, géomètre expert…), mais aucun logiciel de gestion permettant en un clic de suivre l’état d’avancement de chaque dossier.

Comment regrouper les fonctionnalités de pilotage sur un seul et même tableau de bord, agréger les informations, techniques et/ou administratives du lotissement, et les partager simplement avec des futurs membres de l’ASL ?

Chez ASL Community, en plus de prendre en charge la création des ASL, nous proposons également aux aménageurs une interface qui leur permet de piloter simplement leurs Associations Syndicales Libres.

Parmi les fonctionnalités disponibles, on retrouve :

• Un tableau de bord de toutes les ASL avec un suivi de l’avancement de la procédure de création
• Une interface de gestion des informations de l'opération, notamment les informations sur les acquéreurs, les informations générales du lotissement et ses équipements, les informations sur les différents partenaires de l’opération et les contrats en cours de l’ASL 
• Une GED afin de partager simplement les documents techniques et juridiques du lotissement aux membres de l’ASL

Les fonctionnalités de gestion pour les bureaux ASL 

L’Association Syndicale Libre est donc administrée par un syndicat bénévole composé d’au moins trois de ses membres plus communément appelé le bureau. 

Ces bénévoles ne sont pas des professionnels de la gestion, il est donc utile voire indispensable pour eux de pouvoir s’appuyer sur un logiciel ASL afin de les guider dans les différentes tâches, et ainsi faciliter leur mission.

Les fonctionnalités pour l’administration

La gestion administrative de l’Association Syndicale Libre par les membres du bureau consiste principalement en : 

• L’organisation et la tenue des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires
• La rédaction et l’envoi des procès-verbaux
• La gestion des différents contrats de l’ASL

Afin de répondre aux obligations des membres du bureau, il peut être utile de s’appuyer sur un outil de gestion permettant d’automatiser l’organisation des assemblées générales, leur tenue et leur suivi. Il est également important d’avoir un logiciel ASL proposant de visualiser rapidement et simplement les informations et documents des différents contrats souscrits pour le compte de l’Association, afin de prendre efficacement les bonnes décisions.

Nous proposons, depuis notre plateforme, de nombreuses fonctionnalités répondant à ces attentes telles que : 

• L’envoi automatique des convocations aux assemblées générales, reprenant les résolutions soumises aux votes, comme la réalisation de travaux, le suivi de leur réception
• L’élaboration automatique d’une feuille d’émargement tenant compte des absents, des présents, de ceux qui sont représentés ou ayant voté en ligne
• La possibilité de voter en ligne en cas d’indisponibilité lors de l’Assemblée Générale
• L’automatisation de l’envoi des procès-verbaux des assemblées générales
• Un espace de gestion des contrats en cours de l’ASL
• Une GED permettant le stockage et le partage, entre colotis, des documents techniques et juridiques relatifs au lotissement et à l’ASL  

Les fonctionnalités pour la gestion financière 

Concernant la gestion financière, les membres du bureau de l’ASL ont pour mission de gérer le budget de fonctionnement et de veiller au recouvrement des cotisations dues par chaque membre de l’ASL. En effet, contrairement à une gestion de copropriété où le budget est géré par appels de fonds, une ASL procède par cotisations. 

Il est donc primordial que le logiciel ASL dispose de fonctionnalités dédiées à la gestion financière, permettant ainsi un suivi en temps réel du budget et du niveau de recouvrement des cotisations. 

 Nous proposons depuis notre interface dédiée aux bureaux :

• Un tableau de bord reprenant le suivi du budget en temps réel 
• Un suivi du taux de recouvrement des cotisations 
• Une relance automatisée auprès des membres n’ayant pas réglé leur cotisation

Des fonctionnalités pour améliorer le lien social au sein du lotissement 

Une plateforme full web peut-elle être un outil de création de lien social et d’échanges intergénérationnels entre les colotis ?

A première vue, cela peut sembler un peu contradictoire, mais certaines plateformes peuvent proposer des outils facilitant la mise en relation entre voisins. C’est notre cas avec les 3 univers que nous avons imaginés : 

• Co-partage qui permet de partager du matériel simplement entre les colotis, comme du matériel de jardinage par exemple
• Co-service qui permet de partager des petites annonces de services entre voisins, comme de la garde d’enfants, le covoiturage etc ….
• Co-bio qui permet de mettre en place des équipements éco-responsables partagés au sein du lotissement, comme un potager urbain ou un poulailler.