Tout savoir sur le procès-verbal d’assemblée générale pour les ASL

Dans le cadre de la gestion des espaces et des équipements communs du lotissement, les membres de l’association syndicale libre se retrouvent lors d’assemblées générales afin de voter les différentes résolutions proposées par le bureau (ou conseil syndical), l’organe de gouvernance bénévole de l’ASL.

Les assemblées générales peuvent être « ordinaires » si l’ordre du jour concerne les décisions de gestion courante de l’association telles que le vote du budget, la souscription ou le renouvellement des contrats, l’élection des membres du bureau et les appels à cotisation par exemple.

Elles peuvent également être « extraordinaires » pour des décisions plus impactantes comme la modification des documents juridiques ou les dépenses importantes. Les résolutions à voter en AG extraordinaire sont définies dans les statuts de l’ASL, document de référence qui définissent son cadre juridique.

Ces assemblées générales font l’objet d’une convocation officielle et d’un procès-verbal, édités et envoyés par le conseil syndical à tous les membres.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée générale ?

Les délibérations mises à vote lors d'une assemblée générale font l’objet de discussions et sont soumises à vote pour prise de décision. En règle générale, le procès-verbal, conforme au droit des personnes morales, enregistre les votes exprimés il est essentiel pour authentifier les décisions et permettre leur mise en œuvre. Évidemment, les décisions prises en AG doivent respecter les droits de votes de chacun des membres, conformément à la répartition prévue dans les statuts.

Il est donc nécessaire, en début de réunion, de désigner un secrétaire chargé de rédiger le procès-verbal et de maintenir un registre des décisions votées en assemblée, habituellement prévu dans les statuts.

Globalement, aucun texte juridique n’impose à l’ASL d’éditer un procès-verbal de son assemblée générale. Cependant, les statuts de toutes les ASL, en se basant sur les règles des copropriétés régies par la loi du 10 juillet 1965, imposent au conseil syndical de l’association des propriétaires du lotissement de réaliser des procès-verbaux de ses AG et de les rassembler dans un registre prévu à cet effet et accessible à tous les membres de l’association syndicale libre.

Contenu essentiel du PV d'assemblée générale

Que l’assemblée générale soit ordinaire ou extraordinaire, le formalisme du procès-verbal est identique, et les informations devant être reprises sont les mêmes.

Il est impératif de mentionner les informations générales de l’AG, présents dans la convocation, à savoir le nom de l’ASL, la nature de l’AG (ordinaire ou extraordinaire) la date, le lieu et le président de séance.

Devra être annexé au PV d’AG une feuille de présence des membres, reprenant, la liste des participant votants, ceux représentés et potentiellement ceux ayant voté en ligne.

En cas de pouvoirs donnés par un membre ne pouvant être présent le jour de l’assemblée générale, il devra également apparaître sur la feuille de présence car il aura exprimé ses voix par l’intermédiaire d’un tiers.

Évidemment, les résultats des votes, les informations complémentaires et les discussions portant sur chacune des résolutions devront être rapportés dans le procès-verbal.

Par exemple, dans le cadre d’une résolution pour élire les membres du bureau, il faudra retranscrire à l’écrit les résultats des votes pour chacun des membres, le nom et prénom de l’élu ainsi que les discussions et débats qui ont accompagné l’élection.

Enfin, le procès-verbal d’AG doit être signé par le président de séance et le secrétaire rédacteur de ce document.

L'importance et utilité du PV pour une ASL

Comme évoqué plus tôt, le procès-verbal est une obligation légale pour l’association syndicale libre et pour les membres de son bureau.

Il permet notamment de servir de preuve légale des différentes décisions prises lors des assemblées générales en cas de litige.

Il historise toutes les actions et résolutions adoptées ou non, par l’ASL durant toute sa durée de vie, permettant en parallèle une certaine transparence et simplifiant la communication entre tous les membres de l’association, y compris ceux ne pouvant pas être présents le jour de l’assemblée générale.

Diffuser le PV d'AG à tous les membres de l'ASL 

Le procès-verbal est adressé à tous les membres de l’ASL, y compris les absents non représentés et les opposants aux décisions. Généralement, il est rédigé lors de la tenue de l’AG, par le secrétaire de séance désigné. Les modalités et délais d’envoi du PV sont définis dans les statuts et peuvent donc différer selon les associations.

Généralement, il doit être transmis aux colotis par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de deux mois maximums après la tenue de l’AG. Certains statuts permettent au conseil syndical de transmettre le PV par mail avec suivi de réception.

 Un procès-verbal d’AG peut être contesté par les colotis après sa réception.

La contestation du PV ne signifie pas nécessairement s’opposer aux décisions prises lors de l’assemblée générale.

Les décisions peuvent être contestées indépendamment en cas d’irrégularités.

Le délai de contestation des décisions, au vu du silence dans les textes qui régissent les associations syndicales libres, est déterminé dans les statuts, généralement calqué sur la loi du 10 juillet 1965 sur les copropriétés, à savoir deux mois à partir de l’envoi du PV. Toutefois, si aucune mention n’est faite dans les documents juridiques de l’ASL, le droit commun s’applique est le délai de contestation est alors de cinq ans.

 Pour terminer, il existe certaines solutions dédiées aux associations syndicales libres, commeASL Community par exemple, qui permettent d’éditer simplement le Procès-verbal d’assemblée générale et de l’envoyer automatiquement par mail, avec accusé de réception à tous les membres de l’association. Elles permettent également une organisation est une tenue simplifiée des assemblées générales, une automatisation de la gestion budgétaire ainsi qu’un partage automatique des documents de l’association.