Que faire en cas de démission d'un membre du bureau de votre ASL ?

Une Association Syndicale Libre a pour mission de gérer, entretenir et pourvoir à l’amélioration les espaces et équipements communs d’un lotissement. 

Elle diffère d’une copropriété, qui est destinée aux ensembles d’habitations verticales, dont la gestion est faite par un syndicat et un syndic de copropriété. Dans le cas d’une ASL, c’est le bureau qui gère, administre et encadre l’association. 

L’organisation d’un bureau d’ASL

Une Association Syndicale Libre est composée des différents propriétaires des lots situés dans le périmètre du lotissement, devenus automatiquement membre de l’association à la signature de l’acte d’acquisition du terrain. Elle est donc gérée par un bureau composé de plusieurs membres élus parmi les membres de l’ASL.

La composition, l’élection et l’encadrement du bureau

Le bureau d’une ASL est composé au minimum de trois membres :

• Un(e) président(e)
• Un(e) trésorier(e)
• Un(e) secrétaire

Ils sont élus par les membres de l’ASL lors d’une Assemblée Générale. Le mode d’élection ainsi que la durée des mandats sont déterminés par les statuts de l’association. Très souvent, le bureau est élu pour une durée de trois ans renouvelables. 

Les membres du bureau occupent leur fonction bénévolement. Toutefois, ils peuvent être épaulés par un syndic professionnel, bien que cela représente un surcoût pour l’ASL.  

Le bureau ne peut pas prendre de décisions seul. Conformément aux statuts, les décisions prises par l’association doivent être votées lors d’assemblées générales ordinaires ou extraordinaires. Les règles de majorité et de quorum sont déterminées dans les statuts et varient d’une ASL à une autre en fonction de sa composition et du nombre de membres.   

Les missions du bureau 

Le bureau d’une Association Syndicale Libre a plusieurs missions. Il doit notamment s’assurer du bon respect des statuts par tous les membres de l’association, base du bon fonctionnement de l’ASL. 

Le bureau a également la charge de l’organisation des assemblées générales : préparation de l’ordre du jour, envoi des convocations, tenue de l’AG et envoi des procès-verbaux. Lors de ces assemblées générales, il fait voter les résolutions par les membres de l’ASL. Il assure l’application des décisions précédemment votées. Celles-ci peuvent concerner l’administration de l’association, la gestion des différents contrats d’entretien des espaces ou équipements communs ou leurs potentiels travaux d’amélioration par exemple.

Enfin, le bureau a pour mission de gérer le budget de l’Association Syndicale Libre. Il doit aussi s’assurer du bon recouvrement des cotisations dues par chaque membre, pourvoir aux dépenses de l’ASL ainsi que de la gestion des différents contrats souscrits.

La démission d’un membre du bureau 

Comme dit précédemment, la durée de mandat des membres du bureau est déterminée par les statuts de l’Association Syndicale Libre, mais est généralement de trois ans renouvelables. Cependant, il arrive parfois qu’un ou plusieurs membres du bureau démissionnent de leur poste en cours de mandat. La démission d’un membre du bureau résulte d’un choix personnel, aucune justification de sa part ne doit être exigée et elle n’est donc pas contestable.

Le processus de démission 

 Les démarches à suivre pour démissionner de son poste bénévole au sein du bureau, ainsi que la durée de préavis, sont généralement définies dans les statuts. Dans le cas où ce ne serait pas précisé dans les statuts, il est préférable de s’assurer que l’information a bien été délivrée, via un courrier avec accusé de réception destiné aux membres du bureau. De même pour la durée de préavis, il vaut mieux laisser quelques mois à l’ASL afin de s’organiser et trouver un remplaçant.

Conformément à l’ordonnance du 1er juillet 2004, la gouvernance d’une ASL doit obligatoirement être assurée. En cas de démission, il faut donc impérativement trouver un ou plusieurs remplaçants. Pour cela, le bureau doit organiser une assemblée générale ordinaire au cours de laquelle les membres de l’ASL vont élire un remplaçant qui reprendra les fonctions du membre sortant.

Cependant, si aucun ou pas assez de propriétaires ne se portent volontaires, l'ASL peut se retrouver en situation de carence de gouvernance. Dans ce cas, l'intervention temporaire d'un syndicat professionnel peut être nécessaire.

Comment limiter les risques de démission ?

Les membres du bureau sont bénévoles, et ne souhaitent donc pas passer trop de temps à gérer et administrer l’Association Syndicale Libre. Ainsi il est important de simplifier et d’automatiser au maximum leurs différentes missions. 

Afin de limiter le risque de démission, l’ASL peut déployer une solution digitale spécialement dédiée afin d’en faciliter la gestion et l’administration. 

ASL Community permet notamment au bureau d’automatiser l’organisation des assemblées générales, l’envoi des convocations et des procès-verbaux. Nous permettons également au syndicat de suivre et gérer en temps réel le budget et les recouvrement des cotisations. Enfin, nous mettons à disposition une Gestion Électronique des Documents offrant la possibilité au bureau de stocker, centraliser et partager simplement les documents importants de l’ASL et des assemblées générales à tous les colotis.