Le cadre juridique à respecter lors d’une assemblée générale en ASL 

L'assemblée générale (AG) est un moment clé dans la vie d'une Association Syndicale Libre (ASL). Elle permet aux membres de l’ASL de voter les résolutions importantes pour la gestion et l'entretien des biens communs du lotissement. Afin de garantir la légitimité et l'efficacité de ces décisions, il est essentiel, pour les membres du bureau de respecter le cadre juridique en vigueur et les obligations qui entourent l’organisation et la tenue des assemblée générales.

Définition et importance de l'assemblée générale 

L'assemblée générale est une réunion durant laquelle tous les membres de l'ASL sont conviés, et au cours de laquelle sont discutés et votés : les décisions importantes concernant le fonctionnement de l'association, les travaux à réaliser, les budgets et les comptes, ainsi que les modifications éventuelles des statuts. 

L'assemblée générale est donc le lieu où les propriétaires exercent leur pouvoir de décision. C'est un moment démocratique essentiel pour assurer une gestion transparente et partager des affaires de l'association. Elle permet également de garantir que les dispositions prises reflètent la volonté collective des colotis. 

Il existe deux types d’assemblées générales :

• Les AG ordinaires (AGO) durant lesquelles sont votées les résolutions de pilotage et d’administration courante telles que : la validation du budget, le montant des cotisations, les petits travaux d’entretien ou encore l’élection du bureau.
• Les AG extraordinaires(AGE) sont dédiées aux résolutions ayant un impact significatif sur l’organisation ou les finances de l’ASL. Les résolutions soumises au vote lors des AGE sont précisées dans les statuts de l’association, mais elles portent généralement sur les modifications des documents du lotissement tels que les statuts oui le cahier des charges, ainsi que sur les placements financiers ou les dépenses et travaux de grande envergure. Les règles de majorité et de quorum exigées pour ces assemblées sont plus strictes que celles des assemblées générales ordinaires (AGO).

Le cadre juridique de l'assemblée générale 

Les obligations à respecter pour l’organisation et de la tenue de l’assemblée générale, sont définies dans les textes de loi régissant les associations syndicales libres, ainsi que par les statuts propres à chaque association.

Les bases légales 

Les ASL sont régies par l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 et par le décret du 3 mai 2006 ainsi que par leurs statuts propres. Il est essentiel de respecter ces textes et les obligations qu’ils imposent pour garantir la validité des décisions prises en assemblée générale. 

Les statuts de l'ASL 

Les statuts de chaque association syndicale libre établissent les règles spécifiques de fonctionnement, y compris celles relatives à l'assemblée générale. Ils doivent notamment préciser les modalités de convocation, de tenue et de vote en AG. En cas de litige, les statuts prévaudront, à condition qu’ils soient conformes à la législation en vigueur. 

La convocation de l'assemblée générale 

La première étape dans l’organisation d’une assemblée générale au sein d’une ASL consiste à préparer la convocation et à la transmettre à tous les membres de l’association syndicale libre.

Délai de convocation 

La convocation doit être envoyée dans un délai raisonnable avant la date de tenue de l'assemblée générale. Ce délai est généralement précisé dans les statuts de l'ASL, mais à défaut, un délai minimum de 15 jours est recommandé.

Contenu de la convocation 

La convocation doit contenir toutes les informations nécessaires pour permettre aux colotis de participer de manière éclairée : 

• La date, l'heure et le lieu de l'assemblée. 
• L'ordre du jour détaillé. 
• L’état budgétaire depuis la dernière AG
• La proposition de budget prévisionnel pour l‘année à venir
• Le montant de la cotisation annuelle proposé
• Les différents devis à faire valider par les colotis

Mode de convocation 

Les modalités d'envoi de la convocation sont généralement prévues par les statuts. Elle peut être envoyée par courrier postal avec ou sans accusé de réception, par voie électronique, ou remise en main propre contre récépissé. 

La tenue de l'assemblée générale 

Le jours de l’assemblée générale, les membres de l’ASL se regroupent physiquement ou en visioconférence afin de débattre et voter au sujet des différentes résolutions à l’ordre du jour.

Déroulé de la réunion 

L'assemblée générale est généralement présidée par le président de l'ASL ou par un autre membre désigné. Un secrétaire de séance est nommé pour rédiger le procès-verbal. Les débats doivent être conduits de manière ordonnée, en respectant les temps de parole et en favorisant les échanges constructifs. 

Les prises de décisions par le vote

Les votes en assemblées générales de l’ASL doivent eux aussi respecter les conditions indiquées dans les statuts, notamment les règles de majorité et de quorum.

Le Quorum 

Le quorum est le nombre minimum de membres, présents ou représentés, nécessaire pour que l'assemblée puisse valablement délibérer. Les statuts de l'ASL doivent préciser ce quorum. Ce quorum est souvent différent selon qu’il s’agisse d’ AG ordinaires ou d’ AG extraordinaires.

Les types de votes

Les décisions peuvent être prises à main levée, par bulletin secret, par voie électronique ou par tout autre moyen prévu par les statuts. Il est essentiel que les modalités de vote soient clairement définies et respectées. 

Les règles de votes

Les majorités nécessaires pour adopter les décisions varient en fonction de leur nature : 

• Résolutions ordinaires (gestion courante) : souvent à la majorité simple des présents ou représentés. 
• Résolutions extraordinaires (modification des statuts, travaux importants) : peuvent nécessiter une majorité renforcée (deux tiers, trois quarts, etc.), selon les statuts.  

La répartition des voix entre les propriétaires est définie dans les statuts et varie selon chaque association syndicale libre. Généralement elle suit le modèle suivant : 1 lot = 1 voix

Cependant, elle peut également prendre en compte la superficie des terrains des propriétaires ou la nature du lot, notamment en présence d’un macro-lot géré par une copropriété au sein du lotissement.

Pour en apprendre plus, nous vous invitons à lire notre article « Comment répartir les vois et droits de vote dans une ASL ? ».

Après l’assemblée générale

Une fois l’assemblée générale terminée et les résolutions adoptées ou non, le bureau doit communiquer à tous les membres de l’association syndicale libre, y compris à ceux qui n’ont pas été présents lors de l’AG, le procès-verbal ainsi que l’appel à cotisation.

Le procès-verbal de l’assemblée générale

Le procès-verbal de l'assemblée générale doit être rédigé et signé par le président et le secrétaire de séance. Il doit consigner fidèlement les débats et les décisions prises. Ce document est essentiel pour la transparence et la traçabilité des décisions. Le bureau à l’obligation de tenir un registre d’archive de tous les procès-verbaux des assemblées générales de l’ASL, classés par ordre antéchronologique.

L’appel à cotisation

Lors de l’assemblée générale, les colotis approuvent le budget prévisionnel pour l’année à venir. Si la trésorerie de l’association ne suffit pas à couvrir les dépenses prévues, un appel de fonds est nécessaire. Le montant des cotisations est également approuvé lors de l’AG, et doit être communiqué à tous les propriétaires selon les modalités prévues dans les statuts. Chaque propriétaire est tenu de s’acquitter de sa cotisation.

La contestation des décisions 

Les décisions prises en assemblée générale peuvent être contestées par les membres qui estiment qu'elles ont été prises en violation des statuts ou de la législation. Cette contestation doit être portée devant le tribunal judiciaire compétent dans un délai généralement fixé à deux mois après la date de l'assemblée.