Les étapes à suivre pour la création d'une ASL

Une association syndicale libre regroupe tous les propriétaires d’un terrain, bâti ou non, au sein d’un périmètre défini.

Son objet social est la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs du lotissement, tels que les voies de circulation, leurs dépendances et éclairages, les trottoirs, les espaces verts, les canalisations et réseaux électriques pour ne citer qu’eux.

L’adhésion de fait de façon automatique lors de l’acquisition du lot par acte notarié.

L’ASL joue donc un rôle primordial dans la bonne tenue et l’entretien des infrastructures, mais aussi pour la qualité de vie au sein du lotissement.

Comprendre le concept d'ASL

Dans le cadre de son opération d’aménagement, le lotisseur à l’obligation de créer une association syndicale libre afin de gérer et entretenir les espaces et équipements à usage commun à tous les propriétaires.

L’ASL est souvent confondu avec la copropriété, qui concerne les ensembles immobiliers verticaux (les immeubles). Globalement, la première entité citée est par essence propriétaire des infrastructures communes alors que la seconde gère les parties indivises des propriétaires de l’immeuble.

Le cadre juridique est également différent l’une possédant une certaine souplesse au niveau législatif, encadrée par l’ordonnance du 1er juillet 2004 complétée par le décret de 3 mai 2006, tandis que la copropriété, régie par la loi 10 juillet 1965 complétée par les lois ALUR, ELAN et Climat, possède un cadre législatif plus stricte. 

Les décisions de l’ASL sont prises de façon démocratique, lors de votes organisés durant les assemblées générales. Les propriétaires expriment notamment leur vote au sujet du budget de l’association, de ses dépenses et recettes, des appels à cotisations et du renouvellement ou non des contrats souscris. L’investissement des colotis dans l’entretien des infrastructures communes du lotissement est donc primordial.

Les étapes de la création d'une ASL 

Comme dit précédemment, la création d’une ASL pour le lotissement est une obligation légale faite à l’aménageur. La constitution de l’association se fait en plusieurs étapes importantes pour permettre une gestion pérenne des infrastructures du lotissement et la création d’une vie de quartier apaisée en son sein.

Rédaction des statuts de l’ASL

La première étape visant à la création de l’association syndicale libre du lotissement consiste à rédiger les statuts, qui définissent le cadre juridique à respecter par ses membres.

Globalement, ils comportent l’objet et la durée de vie de l’association, ses règles de fonctionnement, ses modalités de gestion et ses règles juridiques.

Ils doivent respecter les différentes règles indiquées dans l’ordonnance du 1er juillet 2004 et le décret du 3 mai 2006 tout en restant facilement applicables par des bénévoles.

Les statuts ne sont pas identiques pour toutes les ASL. Ils doivent être adaptés aux spécificités du lotissement, notamment dans les répartitions des droits de vote et des charges, mais également adaptés aux habitudes de notre époque, et donc à l’utilisation grandissante du digital.

Aux vues de l’importance de ce document, rédiger les statuts d’une ASL requiert certaines connaissances ainsi que de l’expertise et de la minutie. Externaliser leur réalisation à un professionnel, afin d’assurer une équité optimale, peut représenter un gain de temps et être gage de tranquillité tout au long de la vie de l’association syndicale libre.

Création administrative de l’ASL

Une fois les statuts rédigés, ils sont envoyés à la préfecture ou sous-préfecture attachée à l’opération qui les validera puis les transmettra pour une publication au Journal Officiel des Associations. Une fois les statuts publiés, l’ASL est considérée comme existante.

Afin de réaliser les premières missions qui incombent à l’association syndicale libre, une gouvernance provisoire est mise en place dans l’attente de l’élection du bureau qui prendra le relais dans la gestion et l’administration de l’ASL.

Le président provisoire est déterminé par l’aménageur, qui possède plusieurs choix quant à sa nomination, pouvant décider d’internaliser ou d’externaliser ce mandat.

Il devra notamment mettre en place l’assurance en Responsabilité Civile, obligatoire pour assurer les éventuels dommages causés à des tiers sur les espaces et équipements communs. Il pourra signer les premiers contrats afin de répondre aux premières exigences concernant l’entretien et le fonctionnement des espaces et équipements communs.

L’acte de transfert

Une fois l’ASL créée administrativement, l’aménageur doit lui transférer les infrastructures à usages communs à l’euro symbolique.

Ce transfert de propriété peut se faire avant la réalisation totale des travaux (DAACT partielle) ou une fois que ces derniers sont entièrement achevés (DAACT totale).

Dans le premier cas de figure, l’autorisation est subordonnée à l’engagement de l’aménageur :

• De terminer les travaux conformément au permis d’aménager et dans les délais définis
• De consigner un montant équivalent au coût de réalisation sur attestation de travaux établie par le géomètre ou le bureau d’étude.
• Ou la production d’une garantie d’achèvement des travaux par un établissement financier ou de cautionnement.

L’acte de transfert est un document notarié, qui devra comporter :

• L’identification des parties à l’acte, à savoir l’aménageur et le représentant de l’ASL (généralement le président provisoire),
• La liste détaillée des différents biens objets du transfert,
• Les éventuelles servitudes, dont la seule mention dans les statuts ne suffit pas.

Assemblée générale constitutive

La dernière mission du président provisoire de l’ASL est d’organiser et de présider l’assemblée générale constitutive durant laquelle seront élus les membres du bureau qui prendront son relais dans la gestion et l’administration de l’association.

Ce sont les statuts qui définissent la composition du bureau, la durée de leur mandat ainsi que leurs pouvoirs de décision. Généralement, il est composé de trois membres élus pour trois ans renouvelables :

• Le(a) présidente
• Le(a) secrétaire
• Le(a) trésorier(e)

Accompagnement des membres de l’ASL

Évidemment, l’élection de bureau ne doit pas être synonyme d’abandon totale des colotis dans la gestion de l’ASL. L’aménageur et le président provisoire doivent comprendre que les membres du conseil syndical ne sont que des bénévoles, ne maîtrisant pas forcément toutes les informations et compétences pour gérer de façon pérenne l’ASL. Il est donc important de les accompagner dans leur première mission et de les guider vers des outils spécialisés, comme une plateforme de gestion par exemple.

Communication et transparence avec les colotis

Dès les premières étapes de la création de l’ASL, l’aménageur a tout intérêt à communiquer et informer les nouveaux colotis au sujet de la création de l’association, de son fonctionnement et de leur adhésion automatique lors de la signature de leur acte d’achat.

Les associations syndicales libres sont souvent méconnues du grand public et l’accès aux informations à leur sujet n’est pas simple pour tous. Il est donc important que l’aménageur ou la gouvernance provisoire prenne le temps de leur expliquer ce qu’est une ASL, quels sont ses objectifs et qui sont ses membres.

La communication simplifiée peut également passer par l’utilisation d’une plateforme digitale dédiée incluant notamment une GED (gestion électronique des documents) qui permet de centraliser, stocker et partager les documents de l’ASL.

Par ailleurs, le jour de l’assemblée générale constitutive, afin d’être totalement transparent avec les colotis, le président provisoire devra communiquer toutes les décisions qu’il a prises durant son mandat, ainsi que rendre compte de la gestion des fonds appartenant à l’ASL.

Conclusion :

L’aménageur a l’obligation de créer une association syndicale libre afin de gérer et entretenir dans les temps les espaces et équipements communs. Pour créer l’ASL, il devra réaliser plusieurs missions :

• Rédiger et publier les statuts
• Réaliser l’acte de transfert auprès du notaire
• Prendre en charge la présidence provisoire de l’association
• Organiser l’élection du nouveau bureau
• Accompagner les membres de l’ASL dans le temps

Au regard de l’expertise et du temps à consacrer à ces différentes missions, il peut être intéressant de les externaliser à un professionnel spécialisé dans le domaine afin de se concentrer sur ce qui a le plus de valeur ajoutée, à savoir l’aménagement du lotissement.