Que faire lorsque le quorum n’est pas respecté lors de l’assemblée générale de son association syndicale libre ?

Une Association Syndicale Libre (ASL) regroupe tous les propriétaires compris dans le périmètre d’un lotissement en leur donnant un objectif commun : entretenir et administrer les espaces et équipements collectifs que possède l’association.

Cette gestion s’organise autour de décisions collectives prises de façon démocratique lors d’Assemblées Générales (AG), organisées par les membres bénévoles du bureau, l’organisme de gouvernance de l’ASL. L’organisation et la tenue de ces réunions est encadrée par les statuts de l’association, qui définissent le cadre juridique ainsi que les règles de fonctionnement.

Ils peuvent notamment aborder une règle de quorum, un nombre minimum de participants, à respecter lors des votes en assemblée générale.

Les règles à respecter lors de l’organisation d’une assemblée générale dans son association syndicale libre

L’organisation d’une assemblée générale doit donc respecter les différentes règles et clauses prévues dans les statuts de l’association.

Le respect de ces notions est essentiel pour assurer la conformité des décisions votées lors de l’AG et éviter l’apparition de potentielles conflits entre les colotis.

Les convocations

L’organisation d’une assemblée générale commence par la rédaction et l’envoi des convocations à tous les membres de l’ASL.

Elles doivent notamment indiquer :

• La date et le lieu du rassemblement, qui peut se faire en présentiel ou en visio-conférence selon les statuts,
• La nature de l’AG, à savoir ordinaire ou extraordinaire,
• L’ordre du jour avec la liste non exclusive de toutes les résolutions qui seront aborder et voter,
• Le nom du président de séance.

Le bureau peut également communiquer dans la convocation tous les détails de la gestion financière de l’ASL :

• L’état budgétaire, un tableau récapitulatif des différentes opérations financières (dépenses et recettes) depuis la dernière assemblée générale,
• Le budget prévisionnel, un tableau qui liste de façon anticipée et estimative les opérations financières pour l’année à venir.

Des documents, comme des devis ou des lettres d’informations peuvent également être joints à la convocation.

Les modalités d’envoi sont définies dans les statuts de l’association syndicale libre. Généralement, elles doivent être transmises aux membres au minimum quinze jours avant la réunion, par courrier recommandé ou par voie électronique avec confirmation de réception.

Les colotis bénéficient, dans certains cas, d’un délai de huit jours pour demander au bureau de modifier la convocation en supprimant ou en ajoutant des résolutions à l’ordre du jour par exemple.

Les règles de majorité et de quorum

Lors du vote des résolutions à l’ordre du jour, le bureau doit porter une attention particulière au respect des règles de majorité et de quorum prévues dans les statuts de l’ASL.

 Le quorum indique le nombre minimum de votants pour valider conformément le vote d’une résolution et la règle de majorité définit le ratio de personnes en accord avec la décision pour l’approuver.

 Ces règles diffèrent selon les associations syndicales libres et la nature de l’assemblée générale.

Il existe deux types d’assemblée générale :

• Les AG ordinaires, qui concernent le vote des résolutions de gestion et d’administration courantes telles que la validation des budgets, le renouvellement des contrats ou l’élection des membres du bureau par exemple.
• Les AG extraordinaires, qui concernent le vote des résolutions avec un impact significatif sur l’organisation ou les finances de l’association. Les résolutions concernées sont définies dans les statuts mais portent principalement sur les placements financiers, les dépenses et travaux de grandes envergures ainsi que les modifications de statuts, cahier des charges et règlement de lotissement.

Généralement, lors d’une assemblée générale ordinaire, les décisions sont adoptées à la majorité simple et sans quorum requis.

Pour les assemblées générales extraordinaires, il n’y a pas de règle pré établie. Le quorum et la majorité définis peuvent être à l’unanimité, à la majorité, aux trois quarts ou aux deux tiers des colotis. Dans certaines ASL, les règles de majorité peuvent être modulées en fonction du quorum atteint. Par exemple, il peut être prévu qu'une décision soit adoptée à la majorité des deux tiers des membres présents, à condition qu'ils représentent au moins la moitié de l'ensemble des membres de l'association. À l'inverse, une majorité simple des présents peut suffire si ces derniers représentent au moins les deux tiers des colotis.

Le procès-verbal et l’appel à cotisation

Une fois l’assemblée générale terminée, le bureau doit rédiger et transmettre aux membres de l’association syndicale libre le Procès-Verbal (PV).

Le formalisme du PV est le même que l’assemblée générale soit ordinaire ou extraordinaire. Dans ce document, il doivent être mentionnés :

• Les informations générales de la réunion,
•  La feuille de présence des participants, en indiquant les membres représentés et le nom de leurs représentants s’il y en a,
•  Les résultats des votes ainsi que des compléments d’informations s’il y a besoin de précision,
•  Le nom des membres élus à la gouvernance en cas d’élection du bureau.

Le procès-verbal doit être signé par le président de séance avant d’être envoyé aux colotis.

Les PV d’AG doivent être archivés dans un registre spécifique, accessible à tous les colotis. Ils représentent une preuve juridique des décisions prises par l’ASL.

Que se passe-t-il quand le quorum n’est pas atteint ?

Comme évoqué précédemment, les statuts de l’association syndicale libre peuvent prévoir une règle de quorum à respecter lors du vote des résolutions en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Lorsque le nombre de participants minimum requis n’est pas respecté, les décisions prises lors de l’AG sont considérées comme non-conformes et n’ont donc aucune valeur juridique.

Si le bureau ne prend pas en compte le respect de cette règle, et décide d’appliquer malgré le cadre juridique les décisions votées lors de l’AG, il s’expose à des actions en justice de la part des autres colotis.

Globalement, quand le quorum n’est pas respecté, le bureau est dans l’obligation de reporter l’assemblée générale à une date ultérieure, en réalisant une nouvelle convocation avec les informations générales mises à jour.

Nos préconisations pour éviter ces situations

Pour éviter de se retrouver dans une situation où le quorum n’est pas respecté, le bureau peut mettre en place différentes pratiques visant à simplifier l’organisation des assemblées générales.

Dans un premier temps, le bureau doit s’assurer que les statuts de l’ASL définissent des règles de quorum et de majorité atteignables et qui ne soient pas bloquantes. Les décisions à adopter à l’unanimité, présentes notamment dans des vieux statuts sont souvent très compliquées à adopter étant donné qu’il est très rare d’avoir un taux de participation à 100%. Il vaut mieux modifier ces règles pour les assouplir et définir un quorum et une majorité relativement plus simple à appliquer.

Nous vous conseillons de définir une règle de quorum simple pour les assemblées générales extraordinaires et ne pas en inclure lors des AG ordinaires.

En parallèle, la réussite d’une assemblée générale repose bien souvent sur la qualité de sa préparation et la communication qui l’accompagne. Le bureau doit prendre des dispositions pour simplifier la participation des colotis.

Cela commence par le choix de la date et de l’horaire de la réunion. Il est préférable de questionner les colotis en amont de l’organisation pour en connaître leurs disponibilités communes afin de sélectionner le moment le plus adapté pour tenir l’AG.

Le choix du lieu est également un élément essentiel à la bonne tenue du rassemblement. Il doit être adapté, par sa capacité, son accessibilité et les équipements dont il dispose.

Tous ces éléments peuvent être communiqués en amont de l’envoi des convocations afin que les propriétaires puissent s’organiser et se rendre disponibles.

Le président de l’association syndicale libre peut également permettre aux colotis de faire remonter leurs différentes propositions de résolutions à indiquer dans l’ordre du jour avant l’organisation. En plus d’éviter de potentiels conflits générés par un manque de considération de l’avis des membres et un mécontentement de la gestion de l’ASL, les propriétaires se sentent plus investis et leur participation à l’AG est améliorée.

En effet, l’implication des colotis est essentielle pour permettre à l’assemblée générale de se dérouler dans de bonnes conditions et atteindre les objectifs fixés. Leur participation est un droit précieux.

Ces moments de rassemblement sont essentiels pour décider ensemble des résolutions qui impactent directement la qualité de vie dans le lotissement et la valorisation du patrimoine immobilier de chacun. Ils doivent être conscients que leur implication assure la prise en compte des intérêts de chacun et une cohésion forte entre eux.

Conclusion :

Le respect du quorum lors des assemblées générales d’une association syndicale libre est une condition essentielle pour garantir la légitimité et la conformité des décisions prises. En cas de non-respect, le bureau se doit d’agir rapidement en organisant une nouvelle réunion pour préserver l’équilibre démocratique et éviter des conflits potentiels.