Comment centraliser efficacement les documents de ses ASL ?

Afin que la création d’un lotissement et de son Association Syndicale Libre soient opérationnelles et pérennes dans le temps, l’aménageur foncier doit bien communiquer avec ses acquéreurs. Il est important que les colotis soient avertis de la création de l’ASL, de son rôle, et son organisation, ainsi que des étapes à suivre afin d’être autonome dans sa gestion. Il est donc primordial que les colotis aient accès aux différents documents du lotissement et de l’association. 

Les documents juridiques et techniques de l’ASL

Lors de la création du lotissement, puis de l’Association Syndicale Libre, l’aménageur doit échanger avec de nombreuses parties prenantes, comme la mairie, le notaire ou la préfecture par exemple. Dans le cadre de ces procédures, il doit faire valoir, ou accuser réception, de nombreux documents juridiques et techniques. 

Des documents juridiques 

Arrêté du permis d’aménager : Le permis d'aménager est une autorisation d'urbanisme. Il permet à la mairie de contrôler que l’aménagement d'un lotissement respecte les règles d’urbanisme en vigueur. 

Les statuts de l’ASL : Ils définissent les règles de fonctionnement de l’ASL, son nom, son objet, le lieu de son siège, sa composition, le nombre de voix pour chaque membre, les règles de majorité et de quorum, etc... Ils doivent obligatoirement être déposés en préfecture. 

L’arrêté de création de l’ASL : La création de l'association doit être déclarée à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association a prévu d'avoir son siège. À la suite du dépôt du dossier, un récépissé de création, daté et signé, est délivré par la préfecture, confirmant ainsi que le dossier est complet.

La publication au Journal Officiel : Dans le mois suivant la délivrance du récépissé de création, une annonce légale est publiée dans le JOAFE (Journal officiel des associations et fondations d'entreprises). L’ASL est ainsi légalement créée.
L’acte de transfert : Afin que l’ASL devienne propriétaire des espaces et équipements communs du lotissement, et puisse donc en assurer la gestion et l’entretien, il appartient à l’aménageur d’organiser le transfert de propriété de ces éléments au profit de l’ASL. Cet acte revêt la forme notariée. Le transfert s’effectue à titre gratuit ou à l’euro symbolique.

Des documents techniques 

Le plan de situation : Il permet de localiser le lieu d’implantation du lotissement.

Le plan de masse : Ce document sert à visualiser l’ensemble du projet :  le périmètre du lotissement, les lots le composant, les espaces et équipements communs de l’opération (espaces verts, voirie, etc...).

La DAACT : une fois les travaux de construction du lotissement achevés, partiellement ou totalement, l’aménageur remplit une Déclaration Attestant l’Achèvement et la Conformité des Travaux réalisés avec l’autorisation d’urbanisme obtenue (permis d’aménager ou permis de construire). La DAACT est ensuite adressée à la mairie de la commune sur laquelle le lotissement est construit. A réception, la mairie dispose d’un délai de 3 mois pour éventuellement contester la DAACT. Si elle ne le fait pas, l’aménageur peut alors demander une attestation de non-contestation.

Les plans techniques (réseaux, canalisation etc…) : c’est l’ensemble des plans indiquant les réseaux d’eaux usées et eaux pluviales, les réseaux télécom, les réseaux électriques, etc...

Pourquoi et comment centraliser ces documents ?

Il est important de centraliser ces documents pour plusieurs raisons : 

• Ils deviennent accessibles à tous les colotis, y compris les nouveaux propriétaires
• Cela renforce le sentiment de transparence auprès des colotis et donc leur confiance envers l’aménageur
• Cela évite les demandes chronophages des colotis ayant besoin d’un document particulier, pouvant intervenir parfois longtemps après la création de l’ASL
• Cela évite de potentielles pertes de documents 

En bref, le stockage et la centralisation des documents permettent un accès pérenne pour les colotis. 

Pour répondre à ce besoin, il existe une solution simple, appelée « gestion électronique des documents » (GED). Dans le cadre d’une ASL, le logiciel de GED permet à l’aménageur de déposer des documents simplement sur l’interface. Ils y sont stockés et centralisés, ce qui permet aux colotis d’y avoir accès facilement, toujours depuis la plateforme, et de pouvoir les télécharger pour les consulter et les utiliser dans le cadre de la gestion de l’ASL et du lotissement. 

Depuis notre logiciel de gestion ASL Community, les aménageurs et colotis bénéficient de cette fonctionnalité. Les aménageurs peuvent donc, pour toutes leurs Associations Syndicales Libres, déposer les documents qu’ils jugent nécessaires pour leur bon fonctionnement et les rendre accessibles aux acquéreurs des différents lots. 

De même, les membres de l’ASL peuvent télécharger les documents et les consulter à leur guise. Les membres du bureau peuvent également ajouter des documents, comme les éventuels courriers échangés avec la mairie dans le cadre d’un projet de rétrocession des espaces et équipements communs, et supprimer les documents qu’ils ne jugent plus utiles de partager dans la GED.