Le fonctionnement pas-à-pas d'une ASL en lotissement

La mise en place d’une Association Syndicale Libre passe par plusieurs étapes.

La première est évidemment la création de la structure syndicale par l’aménageur, ainsi que la rédaction des statuts, qui définissent les différentes règles de fonctionnement.

Il faut ensuite mettre en place une présidence à la tête de l’ASL afin qu’elle puisse réaliser ses premières missions, essentielles au fonctionnement de l’association. 

Une fois mise en place, elle peut commencer à mettre en place des actions pour répondre à sa principale raison d’être, à savoir l’entretien et l’amélioration des espaces et équipements communs. 

La création de l’ASL par l’aménageur 

A la création du lotissement, l’aménageur foncier s’engage auprès du service d’urbanisme de la commune à créer une Association Syndicale Libre. 

La constitution de l’association se fait en plusieurs étapes.

La première consiste à rédiger les statuts de l’association, qui déterminent ses règles de fonctionnement, que nous aborderons plus bas. 

Puis il faut passer à l’enregistrement de l’association auprès de la préfecture. Pour ce faire, il faut fournir :

• Les statuts, 
• Le CERFA de création rempli, 
• Le plan d’aménagement,
• Et l’arrêté du permis d’aménager

Une fois enregistrée, l’Association Syndicale Libre doit être publiée au Journal Officiel des associations. Elle acquiert alors une consistance juridique. 

L’ASL créée, chaque signataire d’un acte d’achat pour un ou plusieurs lots du lotissement devient automatiquement membre de l’association. 

Si l’aménageur a tout intérêt à s’engager à créer une ASL, c’est pour pouvoir transférer les espaces communs du lotissement, tels que les voiries, les espaces verts, mais aussi les équipements communs comme les candélabres et aire de jeu par exemple. 

Pour transférer ces espaces et équipements communs, l’aménageur se tourne vers un notaire afin d’établir un acte de transfert. Cette cession se fait à l’euro symbolique, et revêt donc la forme notariée. L’ASL devient alors propriétaire des infrastructures et espaces communs. 

Nous vous invitons à lire notre article sur le sujet.

Les règles du fonctionnement de l’ASL

L’association syndicale libre est régie par l’ordonnance n°2004-632 du 1er juillet 2004 et par le décret du 18 décembre 1927 et du 21 juin 1865. Ces différents textes juridiques permettent à l’association syndicale de disposer d’une grande liberté dans la définition des règles de fonctionnement et d’organisation, retranscrits dans les statuts de l’ASL.

Il ne faut toutefois pas les confondre avec le règlement de copropriété qui lui s’applique aux immeubles et autres ensembles dits verticaux. 

La rédaction des statuts est donc à la charge de l’aménageur et sont obligatoires pour créer l’ASL. Chaque propriétaire membre de l’association adhère de fait aux statuts et donc aux règles et à l’organisation qu’ils définissent. Chaque membre de l’ASL se doit de les respecter. 

Les statuts établissent notamment :

• Le montant du fonds de roulement
• La composition du bureau et son mode d’élection
• Les modalités de convocation aux assemblées générales
• Les modalités et règles des votes
• Les règles concernant le paiement, la répartition des charges et le recouvrement des cotisations
• Les règles administratives 

Les statuts n’ont pas une durée de vie limitée. Ils sont effectifs pendant toute la durée de vie de l’ASL. Cependant, ils restent modifiables. 

La modification des statuts représente un processus long. Outre le fait de soumettre les modifications souhaitées aux votes des membres de l’association, il faut ensuite faire une déclaration de modification auprès de la préfecture. 

Il est donc préférable de s’assurer, dès leur rédaction, qu’ils soient les plus complets possible et répondent à tous les cas de figure. 

Nous vous invitons à lire notre article sur le sujet.

La mise en place du bureau et les premières étapes 

Afin de gérer et administrer l’Association Syndicale Libre, un bureau est élu et doit rapidement remplir certaines missions. 

Le bureau 

Le rôle du bureau est de faire respecter les statuts, d’administrer l’ASL, d’organiser les assemblées générales, de faire voter les résolutions puis de faire appliquer les décisions votées en Assemblée tout en s’assurant de la faisabilité financière, en fonction du budget défini.

La composition d’un bureau dépend des statuts. Néanmoins, il est généralement constitué d’un(e) président(e), d’un(e) secrétaire et d’un(e) trésorier(e). Les membres du bureau sont des membres de l’association et occupent leur fonction bénévolement. 

Ils sont élus par les membres de l’ASL lors d’une assemblée générale. La durée des mandats est fixée par les statuts mais est généralement de 3 ans renouvelable. Selon certaines conditions, les membres peuvent démissionner de l'association syndicale libre en cours de mandat.

Les premières étapes 

L’une des premières tâches à réaliser par le bureau est l’ouverture d’un compte bancaire au nom de l’ASL. 

Une fois le compte ouvert, le bureau pourra contacter le notaire afin de récupérer les sommes, constitutives du fonds de roulement, séquestrées dans la comptabilité de ce dernier. Le fonds de roulement représente les sommes versées par chaque coloti à la signature de leur acte d’achat. 

Dès que l’ASL devient propriétaire des espaces et équipements communs, le bureau doit impérativement, et cela le plus rapidement possible, souscrire une assurance de responsabilité civile, afin de garantir l’ASL en cas de préjudices causés à des tiers sur les espaces et équipements communs. 

Enfin, il va devoir reprendre et/ou ouvrir les éventuels contrats de fourniture ou d’entretien (électricité pour les candélabres par exemple). 

Les missions régulières de l’ASL et de son bureau

Une fois opérationnelle, l’ASL doit s’occuper de sa mission principale, à savoir la gestion des espaces et équipements communs. Le bureau, quant à lui, continue d’administrer et gérer l’association.

La gestion des espaces et équipements communs

La raison d’être de l’association Syndicale Libre est d’entretenir et pourvoir à amélioration les espaces et équipements communs du lotissement. Pour ce faire, l’association fait généralement appel à divers prestataires en fonction des besoins, comme des sociétés pour l’entretien des espaces verts.

Le bureau devra donc veiller au renouvellement ou dénonciation de ces contrats. 

 Les AG et les modalités de vote : 

Le bureau a la charge d’organiser des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires. La fréquence des assemblées générales est fixée par les statuts, qui imposent souvent une assemblée générale annuelle au minimum.

En amont de ces événements, le bureau doit s’occuper d’envoyer les convocations à tous les membres de l’ASL. Les modalités d’envoi sont également déterminées dans les statuts. Une liste de résolutions permettra de soumettre à vote, tous les sujets abordés lors de l’assemblée. 

Les résolutions portent en général sur le budget, les cotisations, les différents travaux d’entretien et les améliorations possibles pour les espaces et équipements communs. 

Les modalités de vote, à savoir les règles de majorité et de quorum, sont déterminées par les statuts. Le bureau doit veiller à les faire respecter, et valider les décisions prises lors des assemblées générales.

Le budget 

Le budget de l’ASL va servir à financer les différents postes de dépenses comme, l’assurance RC, les contrats d’entretien des espaces et équipements communs, les améliorations ou autres dépenses. 

Le financement de l’Association Syndicale Libre repose sur les cotisations annuelles mises en recouvrement auprès de ses membres, et votées lors de l’assemblée générale.